e-Yoklama nedir, nasıl yapılır?

Mükellef taraflar, elde ettikleri geliri Gelir İdaresi Başkanlığına bildirmekle yükümlüdür. Bu nedenle gelirin bildirilmemesi durumunda yaşanabilecek haksızlıkları önlemek ve sıkıntıları gidermek amacıyla gerekli denetlemeler yapılır. Yoklama işlemi de yapılan bu vergi denetlemelerinden biri olarak bilinir. Mükellefler tarafından gerçekleştirilen işlemlerin gerçek olup olmadığı ve yasal hükümlere uygunluğu incelenir. 

Vergi mükellefi olan kişinin talebi sonucunda yapılan maddi kayıt incelemeleri, gelir incelemeleri ve vergi kontrollerinin dijital ortamda yürütülmesine ise e-Yoklama adı verilir. Bu süreç genel olarak yasal hükümlere uyum sağlandığından emin olmak amacıyla yapılır. Çoğu zaman yeni işe başlama, işe geri dönme, mevcut işini bırakma ya da iş değişikliği yapması sebebiyle bu işlem gerçekleştirilir. Yapılan tüm işlemlerin mevzuata uyum sağladığı durumda e-Yoklama Fişi oluşturularak bu kayıt altına alınır. e-Yoklama sürecine dair merak edilenlerden, başvuruların nasıl yapıldığından ve e-Yoklama Fişi’ne nasıl ulaşabileceğinizden bahsettik.  

e-Yoklama uygulaması 

213 sayılı Vergi Usul Kanunu kapsamında vergilerin denetlenebilmesi için çeşitli usuller belirtilir. Bu usullerden biri de e-Yoklamadır. e-Yoklama uygulaması sayesinde daha verimli ve doğru bir şekilde bilgi edinilebilir. Mükellef ya da mükellefiyete dair maddi durumları, maddi kayıtları ve vergi yoklamalarını yapabilmek amacıyla denetim aracı kurulmuştur. Bu araç elektronik bir şekilde kullanılabilir ve bu sayede çok daha pratik bir kullanım elde etmenizi sağlar. Mükelleflerin yapmış olduğu tüm işlemlerin yasal zorunluluklara uyum sağlayıp sağlamadığı bu uygulama sayesinde yapılır. 

Yoklama işlemleri vergi dairesi müdürleri, yoklama memurları, ilgili makamlar tarafından görevlendirilen yoklama sorumluları, vergi inceleme için görevlendirilen sorumlular ve gelir uzmanları tarafından yapılır. Bu işlem işletmelerin kuruluş aşamalarında gerçekleştirilmelidir. e-Devlet yoklama başvurusu yapılarak beklenir. Bazı durumlarda yoklama için memurların geleceği zamanlar mesaj yoluyla sizlere bildirilir. 

Ancak bazı durumlarda ise herhangi bir bilgi verilmeden ani beyan talebiyle gelinmesi mümkündür. Mükelleflere haber verilmeden yapılan bu uygulamalar, vergi takibinde herhangi bir usulsüzlüğün araştırılması amacıyla gerçekleştirilir. “e-Yoklama nedir?” sorusuna ise belirtilen bu vergi yoklamalarının ve tüm bağlı süreçlerin çevrimiçi bir şekilde yürütülmesidir. Elektronik belgelerle desteklenen bu sistem, pratiklik ve hız kazandırdığı için tercih edilir. e-Yoklama yapılırken video kaydı, koordinat bilgileri, e-faturalar ve daha pek çok belge istenebilir. Bu belgeler, Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir ve sorumlu kişiler tarafından gerekli incelemeler gerçekleştirilir.  

Tüm bunların yanı sıra süreç boyunca merak ettiğiniz tüm bilgileri alabilirsiniz. Örneğin, yoklama takip seçeneğiyle yolladığınız belgelerin durumunu, kararın verilip verilmediğini ve diğer tüm bilgileri görebilirsiniz. Elektronik yoklama sistemi sayesinde e-Yoklama Fişi de alabilirsiniz. Bu fişler, dijitalleşme dönüşümleri kapsamında normalde klasik bir şekilde yapılan işlemlerin dijital ortama aktarıldığı online evraklar olarak geçer. Bu evraklar elektronik bir şekilde gerçekleştirilen yoklama işlemi sonucunda sonuç beyanı olarak oluşturulur. Bu sayede e-Yoklama sürecine dair tüm bilgiler ve gerekli sonuçlar e-Yoklama Fişi ile sizlere bildirilir. 

e-Yoklama Fişi’nde mükellef bilgileri, yoklama türü, yoklamanın yapılacağı tarih ve saat bilgileri, yoklamanın gerçekleştiği kurum ya da şirketin tam adresi, mükellefiyeti olan kişinin isim ve kimlik bilgileri, yoklamayı gerçekleştirmekle sorumlu olan kişinin isim, soy isim ve imzası yer alır. Ayrıca eğer mükellef kişi ya da görevlendirdiği kişi imza vermemişse bunun sebebinin açıklayan bir açıklama kısmı bulunur. 

Tüm sürecin bilgilendirildiği e-Yoklama fişinize e-Yoklama sorgulama aracılığıyla ulaşabilmeniz mümkün olur. Bu elektronik fişler tıpkı fiziki fişlerde olduğu gibi iki adet düzenlenir. Vergi dairelerinin resmi sitelerinden ya da Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) üzerinde yer alan “e-Yoklama Görüntüleme” bölümünden de ulaşabilirsiniz. Aynı zamanda bu fişlerin her birinde özel kodlar yer alır. Bu kodlar her bir belge için özeldir ve asla değiştirilemez. Bu sayede gereken güvenlik önlemi de alınmış olur. 

e-Yoklama işlemleri

e-Yoklama işlemleri e-dijital dönüşüm sürecine girilmeden önce klasik usule göre yapılan bir eylemdir. Ancak teknolojinin gelişmesiyle birlikte daha az belge oluşturmak, pratiklik kazanmak ve diğer tüm avantajlar için elektronik işlemlere geçiş yapılır. Bunun ardından şirket kurma ve sair amaçlarla yapılan işlem e-Yoklama şekliyle yapılır. Tüm belgeler dijital ortamda incelenir ve süreç e-Devlet yoklama takip ile sizler tarafından da görüntülenebilir. Gerekli bilgiler ve yoklamanın sonucu elektronik belgelerle kayıt altına alınır. 

e-Yoklama işlemleri için ilk olarak elektronik yoklama talebi oluşturulur. Ardından özel olarak görevlendirilen memurlara bu talepler iletilir. Yoklama işlemi gerçekleştirilir ve yoklama tutanağı oluşturulur. Bu yoklama tutanağı kayıt altına alındıktan sonra imzalanır, onaylanır ve en son haliyle e-Yoklama fişine işlenir. Sonrasında ise ilgili tarafa iletilerek süreç sona erdirilir. 

e-Yoklama başvurusu 

Dijital ortamda yürütülecek e-Yoklama’ya başvurabilmek oldukça kolaydır. İlk olarak mükellefin işe başlama, adres değiştirme ya da nakil, ek iş yeri veya şube açılışı için bildirim formu doldurulmalıdır. Bu yapılan bildirim direkt olarak Vergi Dairesi Başkanlığına iletilir. Bildirim incelenir ve gereken kontroller sağlanır. 

Sonrasında ise Elektronik Yoklama Sistemi üzerinden talep oluşturulur. Yoklama talebi Vergi Dairesi müdürü tarafından onaylanır ve koordinatörler aracılığıyla yoklama memurları talep için görevlendirilir. Bu talepte yer alan cep telefonu numarasına talebin gerçekleştirileceği zamana yönelik bilgilendirme mesajı iletilir. Sonrasında ise yetkili memur tarafından elektronik yoklama tutanağı hazırlanır ve talep sonlandırılır.