Oryantasyon nedir?

Çalışma hayatında tecrübesi olsun ya da olmasın yeni bir işe başlayan herkesin adaptasyon sürecinde zorlanması oldukça doğaldır. Hem iş süreçlerine hem de yeni çalışma ortamına karşı yabancılık hisseden personelin bu duruma alışması zaman alır ve böylelikle şirketin işlerinin aksaması gibi bir risk doğabilir. Hatta bazen alışma süreci hiç gerçekleşmeyebilir ve işe yeni başlayan personel tüm motivasyonunu kaybederek iş yerinden ayrılabilir.

Dolayısıyla personelin işe ve çevresine uyum sağlayabilmesi için şirketin kurumsal kültüründen iş süreçlerinin niteliğine kadar birçok unsur hakkında bilgilendirilmeye ve yönlendirilmeye ihtiyacı vardır. İşte oryantasyon kavramı da burada devreye girer.

“Oryantasyon nedir?” sorusunu işe yeni başlayanların ihtiyaç duydukları tüm bilgileri öğrenerek kısa süre içerisinde iş süreçlerine adapte olmaları şeklinde yanıtlamak mümkündür. Aslında Fransızca bir kelime olan oryantasyon yön verme, yönlendirme ve kılavuzluk etme anlamlarına gelir.

Dolayısıyla büyük ya da küçük olması fark etmeksizin tüm şirketlerin işe yeni başlayan personellerine yönelik kılavuzluk niteliği taşıyan kapsamlı bir eğitim sunması hem iş süreçlerinin aksamaması hem çalışanın motivasyonu hem de şirketin karlılığı adına büyük önem taşır.

Oryantasyon eğitimi nedir?

Yeni personele, işe adaptasyon süreci için gereken bilgilerin ve uygulamaların sunulması oryantasyon eğitimi olarak adlandırılır. Çoğu zaman küçük işletmeler tarafından ihmal edilen oryantasyon aslında her şirketin işlerin yolunda gitmesi için vermesi gereken önemli bir eğitimdir. Ancak eğitimin veriliş şeklinin ve kapsamının şirketin büyüklüğüne göre farklılaşması oldukça doğaldır.

Az sayıda çalışanı bulunan küçük işletmeler söz konusu olduğunda oryantasyon eğitimi kısa sürebilir ve basit ancak temel bilgilerin aktarılması ile tamamlanabilir. Çoğu küçük işletme işe yeni başlayan personelin bağlı bulunduğu birimin başındaki yönetici tarafından eğitilmesine ve bilgilendirilmesini sağlayarak oryantasyon sürecini gerçekleştirir.

Ancak bazı durumlarda bu basit ve kısa oryantasyon süreci sıkıntı yaratabilir. Özellikle iş güvenliği söz konusu olduğunda personelin sadece yönetici tarafından değil, konunun uzmanı tarafından da bir eğitime tabi tutulması istemeyen kazaların önüne geçmek ve iş yerinin güvenliğini sağlamak adına zorunluluk halini alabilir. Dolayısıyla oryantasyon eğitimi sadece büyük işletmeler için değil küçük işletmeler için de özen gösterilmesi ve detaylı bir şekilde planlanması gereken bir süreçtir.

Büyük şirketlerin oryantasyon eğitimi ise oldukça kapsamlı ve ayrıntılı bir şekilde gerçekleştirilir. Özellikle kurumsal şirketlerin sadece iş süreçleri değil kurum kültürleri hakkında önemli bilgileri de oryantasyon eğitimine dahil etmesi gerekir. Böylelikle işe yeni başlayan personele kurum kültürü doğru şekilde aktarılarak bu kültürü benimsenmesi sağlanır. Kurumun geçmişini ve geleceğini kapsayan kültürün personel tarafından doğru algılanması ve benimsenmesi kurumun başarısı için kritik bir öneme sahiptir. 

Genellikle büyük kurumsal şirketlerde oryantasyon eğitimi insan kaynakları birimi vasıtasıyla verilir. İnsan kaynakları birimi farklı başlıklar altına hangi eğitimin verileceğini, eğitim şeklini ve süresini belirleyerek oryantasyon sürecinin gerçekleştirilmesinde önemli rol oynar.

Şirketin tarihi, misyonu, vizyonu, hedefleri, çalışma prensipleri, üretim süreçleri, örgütsel yapısı, departmanları ve yönetici kadrosu gibi hem kurumsal yapısına hem de iş süreçlerine dair ayrıntılı bilgiler oryantasyon eğitimi süresince personele aktarılır. Bu eğitim birkaç gün sürebileceği gibi birkaç hafta da devam edebilir.

Tüm bunların yanı sıra oryantasyon eğitiminde işe yeni başlayan personelin merak ettiği konular da açıklığa kavuşturulur. Yemek saatleri, molalar, fazla mesailer, resmî tatiller ve yıllık izinler gibi personelin çalışma hayatını doğrudan etkileyen bilgiler de oryantasyon eğitimi kapsamında sunulur. Bu süreçte açık ve net bilgiler aktarmak personelin şirkete güven duymasını sağlayarak performansını doğrudan etkiler. 

Oryantasyon eğitimi aynı zamanda işe alınan personelin görevleri ve görevlerini nasıl gerçekleştirmesi gerektiği hakkında bilgilerin de verildiği bir süreçtir. Teorik bilgilerin yanı sıra uygulamaların da yer aldığı oryantasyon süreci mesleki oryantasyon olarak da adlandırılır.

Mesleki oryantasyon eğitimi kapsamında personelin kullanacak olduğu araç ve gereçler tanıtılır. Ayrıca bu araç ve gereçlerin kullanım şekilleri hakkında da bilgi verilir ve personelin uygulama yapmasına olanak tanınır. Mesleki oryantasyon eğitimi çoğunlukla personelin işi çalışarak öğrenme sürecini ifade eder.      

Oryantasyon belgesi nedir, nasıl alınır?

Oryantasyon belgesi, oryantasyon sürecindeki tüm eğitimlere katılım gösteren personelin almayı hak kazandığı belgedir. Bir çeşit sertifika olan oryantasyon belgesi eğitim sürecinin başarıyla tamamlandığının göstergesidir. Dolayısıyla bir işe girildiğinde oryantasyon sürecinden geçerek oryantasyon belgesi almak mümkündür. Ancak tüm şirketlerde sürecin sonunda belge verme durumu olmayabilir.

İşe adaptasyon için gerçekleştirilen oryantasyon sürecinin yanı sıra bir işte mesleki uzmanlık kazanmak için gerçekleştirilen oryantasyon programları da mevcuttur. Genellikle halk eğitim merkezleri tarafından sunulan bu tarz oryantasyon programlarının sonunda sınav da gerçekleştirilir. Sınavdan belirli bir puan alarak başarılı olanlar ise oryantasyon belgesine sahip olabilir.

Oryantasyon sürecinin personel ve işletme açısından sunduğu birçok avantaj vardır. Bu avantajları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Personelin işe uyumunu ve adaptasyonunu kolaylaştırır.
• Personelin motivasyonunu ve dolayısıyla performansını artırır.
• İş süreçlerinin herhangi bir aksaklık ya da sorun olmadan yürütülmesini sağlar.
• Oryantasyon süreci kapsamında verilen iş güvenliği eğitimi kazaların ve sakatlanmaların önüne geçmede başarılıdır.
• İş yerinde çalışan personelin iletişimini geliştirir.
• Yöneticilerin iş yükünü hafifletir.
• Personelin etik standartlara uygun olarak çalışmasını sağlar.
• İşe yeni başlayan personelin şirkete olan bağlılıklarını ve sadakatini güçlendirir.
• Şirketin kurumsal kültürünün ve hedeflerinin personel tarafından benimsenmesini sağlar.