Özlük dosyası nedir?
Özlük dosyası, bir çalışanın profesyonel hayatının önemli bir kaydıdır. Bu dosya, işletmeler tarafından tutulan ve çalışanların performansını değerlendirmek, kişisel bilgi ve belgelerinin evraklarını saklamak, terfi veya promosyonlarını yapmak, eğitim ve gelişim planlarını belirlemek gibi amaçlarla kullanılan bir belgedir.
Çalışanın adını, doğum tarihini, eğitim durumunu, iş tecrübesini, referanslarını ve diğer önemli bilgilerini içeren bu dosya, çalışanın yasal haklarını koruyacak şekilde düzenlenmeli ve gizlilik prensiplerine uygun bir şekilde saklanmalıdır. Çalışanların onayı alınarak sürekli olarak güncellenmeli, üzerinde değişiklikler yapılmalıdır.
Personel özlük dosyası nasıl hazırlanır?
Personel özlük dosyası, bir işletmenin çalışanlarının kişisel, eğitim, iş deneyimi, sağlık raporları, nüfus bilgileri ve diğer bilgilerinin saklandığı önemli bir belgedir. Bu dosyalar, işletmenin çalışanları hakkında detaylı ve güncel bilgi sahibi olmasını ve bu bilgileri işe alım, terfi, işten ayrılış ve diğer işlere dayalı olarak kullanmasını sağlar. Özlük dosyasının üzerinde çalışanların iş yeri sicil numarası, kimlik bilgileri, işe giriş tarihi, işten ayrılış tarihi, ayrılış nedeni gibi bilgiler de yer alır.
Bazı özlük dosyalarının içeriğinde yıllık izin ya da mazeret izni kullandığı tarihler, çalıştığı firma tarafından kendisine verilen tutanak ve ihtarnameler, aylık ücret pusulası gibi evraklar da yer alabilir. Aşağıdaki bilgiler personel özlük dosyasında bulunması gerekenlerdir:
1. Kişisel bilgiler: Adı, soyadı, doğum tarihi, adres, telefon numarası, e-posta adresi, vatandaşlık ve pasaport numarası gibi bilgiler.
2. Eğitim bilgileri: Diploma, bölüm, mezuniyet tarihi, diploma notu ve benzeri eğitim bilgileri.
3. İş deneyimi: İşletme adı, pozisyon, çalışma süresi, çalıştığı tarihler ve benzeri iş deneyiminin yer aldığı bilgiler.
4. Performans değerlendirmeleri: İşletmenin çalışanlarının performansı hakkında yapılan değerlendirmeler ve puanlamaların kaydı.
5. Referanslar: İşletmenin çalışanının referanslarının adı, pozisyonu ve iletişim bilgileri.
6. İzin ve mazeret bilgileri: İşletmenin çalışanının almış olduğu izin ve mazeret bilgileri.
7. Sözleşmeler: İşletme ve çalışan arasındaki sözleşmelerin kopyaları.
8. Diğer bilgiler: İşletmenin çalışanı hakkında diğer ilgili bilgiler.
Personel özlük dosyaları, işletmenin çalışanları hakkında detaylı ve güncel bilgi sahibi olmasını sağlar. Aynı zamanda, çalışanların kariyer gelişimini ve performansını izleme imkanı sunar. Personel özlük dosyalarının doğru ve güncel tutulması, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ve diğer kurumların denetleme yapması durumunda fayda sağlayacaktır. Ayrıca, işletmenin yasal sorumluluklarını karşılaması için de önemlidir.
İşletmeler, personel özlük dosyalarını gizlilik ve güvenliğini koruyacak yasal prosedürlere uyacak şekilde oluşturmalı ve bu dosyaları sadece gerektiğinde ve yasal olarak yetkisi olan kişilere erişilebilir hale getirmelidir. Bunun yanı sıra iş kanununa göre her çalışanın mutlaka bir özlük dosyasının olması gerektiği zorunluluğu bulunur.
Özlük dosyası evrakları nelerdir?
Personel özlük dosyası, kamu ya da özel sektör çalışanlarının tüm resmi ve kişisel belgelerinin saklandığı ve sürekli güncellendiği bir dosyadır. Özlük dosyası evrakları arasında yasal zorunluluğu bulunan belgelerin yanı sıra, işletmelerin çalışan hakkında daha detaylı bilgi edinebilmesi amacıyla farklı bilgi formları da yer alabilir. Aşağıdaki evraklar, personel özlük dosyalarının içinde bulunur:
- Başvuru formu: İşletmeye başvuran çalışanın kişisel, eğitim ve iş deneyimi bilgilerini içeren formdur.
- İşe alım belgesi: İşletme tarafından çalışana verilen iş teklifi veya işe alım belgesidir.
- Eğitim belgesi: Okul diplomaları, sertifikalar ve benzeri eğitim belgeleridir.
- İş deneyimi belgesi: İşletmeler tarafından çalışanların iş deneyimi konusunda verilen referans mektupları veya belgeleri içerir.
- Performans değerlendirme formları: İşletme tarafından çalışanların performansını değerlendiren ve puanlayan formlardır.
- İzin ve mazeret belgesi: İşletmenin çalışanının almış olduğu izin ve mazeret bilgilerini içeren belgelerdir.
- Sözleşme: İşletme ve çalışan arasındaki sözleşmelerin imzalı kopyalarıdır.
- Diğer belgeler: Maaş makbuzları, vergi beyannameleri ve benzeri belgeleri içerir.
- Nüfus cüzdanı fotokopisi
- Nüfus kayıt örneği
- Adli sicil kaydı
- Sağlık raporları
- İkametgah belgesi
- Fotoğraf
Personel özlük dosyaları, çalışanların performansını izleme imkanı da sunması gerektiği için performans değerlendirme sonuçları, çalışan memnuniyet anketleri, fazla mesai muvafakatnameleri, personel bilgi formu, deneme süresi değerlendirme formları ve daha fazlası özlük dosyalarında yer alabilir.
Çalışan personelin adres, eğitim, nüfus bilgilerinde herhangi bir değişiklik olması durumunda bu belgeleri yetkili birime sunarak özlük dosyası evrakları arasında güncellenme yapılması gerekir.
Özlük dosyası türleri nelerdir?
Personel özlük dosyaları, tüm kurumlarda çalışanların bilgilerini içeren resmi evraklar bütününden oluşur. Farklı kapak tasarımı ve renklerde olabilen dosyalar arasında en sık tercih edilen evraklardan biri sarı özlük dosyasıdır. Firmalar, kurum kültürüne en uygun özlük dosyasını seçebilme özgürlüğüne sahiptir. Özlük dosyası türleri arasında genel olarak şunlar yer alır:
- Kağıt dosyalar: İşletmelerin en yaygın kullandığı personel özlük dosya türüdür. Bu dosyalar, fiziksel kağıt belgelerin manuel olarak arşivlenmesi ve saklanması şeklindedir.
- Elektronik dosyalar: İşletmelerin birçoğu, günümüz teknolojisi sayesinde elektronik olarak sakladıkları personel özlük dosyalarını tercih etmektedir. Bu dosyalar, yazılımsal bir arşiv sistemi tarafından saklanır ve çok daha kolay ve hızlı erişilebilir hale gelir.
- Hibrid dosyalar: Bu tür personel özlük dosyaları, kağıt ve elektronik olarak saklanan belgelerin birleştirilmesi şeklindedir. İşletmeler, kağıt belgelerin güvenli bir şekilde arşivlenmesini ve aynı zamanda bu belgelerin elektronik olarak erişilebilir hale gelmesini sağlamak için bu tür personel özlük dosyalarını tercih edebilir.
Her işletmenin ihtiyacına göre farklı bir personel özlük dosyası türü tercih edilebilir. Özlük dosyaları devlet dairelerinde çalışanların yanı sıra 4857 sayılı iş kanununa göre çalışan işçiler için de hazırlanır. İşçi özlük dosyası, işverenin işçi hakkında daha detaylı bir bilgi edinmesi, kişisel verilerine kolay ve pratik bir şekilde ulaşılabilir olması ve denetimlerin olması halinde yetkililere hızlı bir şekilde sunulabilmesi açısından oldukça önem taşır.
657 sayılı iş kanununa bağlı olarak görev yapan memurlar için de kurumların insan kaynakları, personel ya da muhasebe birimlerinde özlük dosyaları yer alır. Öğretmen özlük dosyası sözleşmeli ya da kadrolu öğretmenler için de hazırlanması zorunlu yasal evraklar arasındadır.
Dijital
Dijital
Dijital
Bu internet sitesinde yer alan tüm içerikler, ziyaretçilere bilgi verilmesi amacıyla hazırlanmış olup tavsiye amacı taşımaz. Logo sitede yer alan bilgilerin doğruluğu, güncelliği ve kullanılması konusunda herhangi bir güvence sunmaz. İlgili bilgiler kullanılmadan önce ilgili konu hakkında bir profesyonelle ile görüşülmesi tavsiye edilir. Logo bu sitede yer alan içerikler sebebiyle doğabilecek zararlar bakımından sorumluluk kabul etmez. Lütfen siteyi ve sitedeki bilgileri kullanmadan önce Kullanım Koşulları’nı okuduğunuzdan emin olunuz.