Yansıtma faturası: nedir, nasıl düzenlenir?

Muhasebecilerin ya da işletme sahiplerinin en çok merak ettiği konulardan biri de “Yansıtma faturası nedir?” sorusunun cevabıdır. Ticarette yaygın olan durumlardan biri de yansıtma faturasıdır. Mal ya da hizmet alım satımı yapan her işletme, sık sık yansıtma faturası kesmeye ihtiyaç duyabilir. Yansıtma faturasının ne olduğu, nasıl kesildiği, kaydının nasıl yapıldığı gibi sorular merak edilir. 

Yansıtma faturası, malın ya da hizmetin ödemesini yapan tarafın, işlem bedelini de asıl muhataba yansıtması durumudur. Kasko yansıtma faturası, ceza yansıtma faturası gibi durumlarda yansıtma faturası düzenlenir. Burada aslında genellikle üç taraf söz konusu olmaktadır. Örneğin kiralık araca şirket personelinin trafik cezası yemesinden dolayı gelen cezayı, araç kiralama firması öder. Ancak faturasını yansıtma olarak kiralık aracın verildiği şirkete düzenler. Bu gibi durumlar ticari hayatta oldukça fazla olduğu için sık sık yansıtma faturası kesilir. Yansıtma faturası açıklaması da kesilen durumu belirtecek şekilde detay kısmında belirtilir. Örneğin 34 xx 111 plakalı araç trafik cezası yansıtma gibi.

“Yansıtma faturası nedir, nereden kesilir?” sorularını cevaplamak gerekirse, yansıtma faturası herhangi bir durumdan doğan fark ya da bedeli asıl sorumluya yansıtmaktır. Yansıtma faturasının kesilebilmesi için ilgili muhasebe programından e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura düzenlenir. “e-Fatura yansıtma faturası nasıl kesilir?” merak edenler için ise herhangi farklı bir durum bulunmaz. Tıpkı e-Arşiv Fatura düzenleniyormuş gibi ilgili tarafa fatura düzenlenir. Karşı taraf e-Fatura mükellefi ise düzenlenen fatura e-Fatura olarak gönderilir. Taraflar arası doğan masraflar, yanlış faturaların düzeltilmesi ya da masraf dağıtımı gibi konularda da yansıtma faturası düzenlenir.

Yansıtma Faturası Nedir?

Ticarette oldukça sık düzenlenen faturalardan biri de yansıtma faturasıdır. “Yansıtma faturası nedir?” sorusuna cevap arayanlar için en kısa cevap, asıl sahibine aktarılan masraflar için kesilen faturalardır. Örneğin üretici firma, dağıtıcı bayisi için tabela yaptırmışsa ve aralarında tabela yapımları için belirlenen bir oran varsa, bu oran kadar tabela yapım yansıtması faturası düzenlenir. İçinde bulunulan sektöre göre birçok konuda ve alanda yansıtma faturası düzenlenebilir. Ceza yansıtma faturalarında KDV gibi detaylara dikkat etmek gerekir. KDV oranı, cezadaki oranla aynı olmalıdır. “Yansıtma faturası neden kesilir?” diyenler için ise cevap oldukça açık: Masrafların doğru şekilde doğru tarafa yansıtılabilmesi için bu fatura kesilir. 

Eğer bir firma, yansıtılması gereken hiçbir masrafını ilgili taraflara yansıtmıyorsa oldukça ciddi zarar edebilir. Aynı zamanda karşı tarafa ait olan bir masraf belgelendirilmediği için beyan konusunda da yasa dışı bir durum ortaya çıkmış olur. Siz, yansıtma faturası kesmek zorunda olduğunuz kadar, karşı taraf da yansıtma faturası almak zorundadır. “Yansıtma faturası hangi hesaba işlenir?” diyen muhasebeciler de oldukça fazladır. 679 ya da 649 numaralı hesaplara işlenir. Sanılanın aksine 602 numaralı hesap kullanılmaz.

Yansıtma Faturası Nasıl Kesilir?

Yansıtma faturası kesileceği zaman öncelikle bunun doğru olarak kesilmesi gerekir. Yansıtma faturası ilgili muhasebe programından hizmet faturası şeklinde düzenlenir. Yansıtılan tutar, asıl fatura tutarı ile aynı olmalıdır. Eğer herhangi bir oransal anlaşma yoksa aynı oranda kesilmesi gerekir. Yansıtma faturasının kesilmesinde dikkat edilmesi gereken bazı konular şunlardır:

• Yansıtılan gerçek faturada yer alan tutar ile aynı olmalı.
• KDV oranları, asıl fatura ile aynı olmalı.
• Yansıtılacak olan söz konusu bedel, ödenmiş olmalı. Ödeyen kişi yansıtma faturasını düzenlemeli.
• Faturada mutlaka yansıtma faturası olduğu yer almalıdır. Hatta detay kısmında ek bilgiler verilmelidir.

Tüm bunlara dikkat edilerek düzenlenen yansıtma faturaları, karşı tarafta da işleme alınarak aradaki fark durumu kapanmış olur. “Kasko yansıtma faturası nasıl kesilir?” diye düşünenler oldukça fazla. En sık kesilmesi gereken faturalardan biri olan kasko yansıtmaları, son derece fazla merak edilen konulardan arasında yer alır. Burada fatura, yansıtılan kasko faturasındaki tutar kadar düzenlenir. Yansıtma faturalarında açıklama yerine “Fiyat Farkı” gibi farklı açıklamalar yazılmaması daha uygun olur. Çünkü bu durumda karşı taraf neden fatura kesildiğini anlamayarak faturayı kabul etmeyebilir. Ya da üzerinden zaman geçince cari ekstrelerde ne olduğu anlaşılmayabilir. Bu yüzden açıklama olarak yansıtma faturası olduğu belirtilmeli ve detay kısmında da ek bilgiler verilmelidir.

Yansıtma Faturası Örnek

Yansıtma faturası olarak sık düzenlenen faturalardan biri olan gider yansıtma faturası için de “Gider yansıtma faturası nedir?” sorusunun cevabı aranır. Gider yansıtma faturası ise, aynı şekilde diğer firmaya yansıtılması gereken gider ve masraflarda ortaya çıkar. Yansıtma faturası nasıl kesilir örnek verilirse bu faturalar ilgili muhasebe programında hizmet faturası şeklinde düzenlenebilir. 

Yansıtma faturası nasıl kesilir logo açısından merak edenler için de sürecin aslında aynı olduğunu söyleyebiliriz. Burada en sık yapılan hata ise,yansıtma yapılacak fatura toplamına ek KDV eklenmesidir. Fatura yansıtılırken bire bir aynı oranda yansıtılmalıdır. Yeniden KDV eklemek doğru düzenlenmiş bir yansıtma faturası olmayacaktır. 

Yansıtma faturalarının doğru düzenlenmesi gerektiği gibi, unutmadan düzenlenmesi de oldukça önemlidir. Genelde önerilen yansıtılacak fatura ulaştıktan sonra, aynı güne ya da bir sonraki güne fatura kesilmelidir. Böylece taraflar süreci unutmaz ya da herhangi bir anlaşmazlık ortaya çıkmaz. Yansıtma faturaları, ticari hayatta çok sık karşılaşılan ve düzenlenen fatura türlerinden biridir. Özellikle yoğun bir ticari süreci olan firmalarda gün içerisinde bile oldukça fazla yansıtma faturası kesilebilir. Doğru oranda ve zamanında düzenlenen yansıtma faturaları hem sorunsuz olur hem muhasebe sürecinde de sorun ortaya çıkmaz.