Geleneksel tipteki kâğıt irsaliyeler, sevk ve taşıma olmak üzere iki farklı türe ayrılır. Süreç içerisinde mevzuata aykırı bir durum oluşmaması için hem sevk hem de taşıma irsaliyelerine ihtiyaç duyulur. e-İrsaliye’de durum biraz daha yalındır.
e-İrsaliye’nin kimin tarafından düzenleneceği, taşıma işleminin üstlenen tarafın hangisi olduğuna göre değişir. Yani;
Malın taşınması satıcının sorumluluğundaysa, belge satıcı tarafından düzenlenir.
Eğer alıcı ve/veya ürün miktarı belirsizse, yani “Muhtelif Müşteri” durumunun söz konusu olduğu hallerde, e-İrsaliye yine satıcı tarafından oluşturulur.
Malın taşınması alıcının sorumluluğundaysa, belge düzenleme yükümlülüğü alıcıya aittir.
Kargo ve lojistik şirketleri, malın taşıma sorumluluğunu üstlendikleri takdirde e-İrsaliye düzenlemekle yükümlüdür.
Yükümlü olmalarına rağmen e-İrsaliye düzenlemediği belirlenen işletmelere, usulsüzlük cezası kesilir.
Belge üzerinde sorgulama ve doğrulama işlemlerini kolaylaştıran bir karekod ya da barkod bulunur. Alıcıya gönderim işleminin ardından ise takip eden 7 iş günü içerisinde işleme ait faturanın kesilmesi zorunludur.