e-Belge Nedir, e-Belge Çeşitleri Nelerdir?

Dijital dönüşümün bir parçası olarak iş dünyasındaki pek çok sürecin ve işlemin dijital ortama taşınmasıyla birlikte e-Belge, yani Elektronik Belge kavramı da hayatımıza girdi. Faturalardan irsaliyelere, serbest meslek makbuzlarından gider pusulalarına, ulaşım araçları için alınan biletlerden müstahsil makbuzlarına kadar pek çok resmî belge artık elektronik ortamda üretilip arşivleniyor. Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) denetimine tabi olan bu elektronik belgelerin tamamı e-Belge olarak adlandırılıyor.

e-Belgeler, her aşamada GİB tarafından belirlenmiş standartlara uyumlu şekilde hazırlanıyor. Farklı e-Belge türlerinin mükellefi olmak için gerekli asgari şartlar, mal ve hizmetlere ilişkin kodlar, e-Belge’de bulunması gereken kalemler, farklı belge formatları, karekod kullanımı gibi her detay GİB tarafından belirleniyor ve düzenli olarak güncellenen kılavuzlar aracılığıyla mükelleflere duyuruluyor. Bu standartlar doğrultusunda hazırlanan belgeler yine GİB’e gönderiliyor ve ardından GİB Portal ya da eLogo gibi özel entegratörler aracılığıyla ilgili paydaşlara iletiliyor.

Kısacası e-Belge üretimi ve kullanımının her aşaması GİB kontrolünde gerçekleşirken, bu süreçte özel entegratörler gerek mevzuat güncellemelerini gerekse teknolojik gelişmeleri yakından takip ederek şirketlerin iş süreçlerini kolaylaştırıyor. Evrakların dijital ortamda oluşturulup saklanması sayesinde süreçler hızlanıyor, arşivleme işlemleri kolaylaşıyor, çevre dostu bir yaklaşım benimseniyor.

e-Belge türleri nelerdir?

e-Belge, dijital ortamda üretilmiş pek çok farklı belge türünü kapsayan bir çatı terim olarak kullanılıyor. Dolayısıyla bu başlık altında farklı ihtiyaçlara yönelik farklı elektronik belgeler yer alıyor.

İş dünyasının ve ticari mevzuatın ihtiyaçlarına göre de şekillendirilen e-Belgelerin bir kısmı her sektör için kullanılabilirken, e-Adisyon veya e-Müstahsil Makbuzu gibi bazı e-Belgelerin kullanımı da belirli sektörler ve iş alanları ile sınırlandırılıyor.

Başlıca e-Belge türleri şöyle sıralanıyor:

• e-Fatura
• e-Arşiv Fatura
• e-Defter
• e-İrsaliye
• e-Gider Pusulası
• e-Serbest Meslek Makbuzu
• e-Müstahsil Makbuzu
• e-Adisyon
• e-Bilet

İş dünyasındaki dijital dönüşümün ilk uygulamalarından biri olan e-Fatura ağırlıklı olarak kurumlar arası ticarette kullanılıyor. Eskiden kâğıda basılı olarak alıcıya iletilen faturanın dijital versiyonu olan ve GİB üzerinden işleme alınan e-Fatura, yine GİB tarafından belirlenen kriterler doğrultusunda bazı şirketler için zorunlu olurken, isteyen her şirket de bu uygulamaya gönüllü olarak geçebiliyor.

e-Arşiv Fatura ise GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulmasını, muhafaza edilmesini ve gerekli durumlarda ibraz edilmesini sağlıyor. Öncesinde mutlaka e-Fatura kullanıcısı olunması gereken e-Arşiv Fatura uygulaması sayesinde, son kullanıcıya veya e-Fatura mükellefi olan/olmayan şirketlere fatura kesilebiliyor. Dolayısıyla e-ticaret işletmeleri ve perakende şirketleri ağırlıklı olarak bu e-Belge türünden yararlanıyor.

GİB’in belirlediği kriterler doğrultusunda e-Fatura kullanmak zorunda olan şirketler için e-Defter de zorunlu tutuluyor. Öte yandan, isteyen şirketler e-Defter mükellefi olmasalar bile bu uygulamaya geçebiliyor. Bu dijital uygulama sayesinde, eskiden kanun gereği tutulması gereken yevmiye defterleri ve büyük defterler (defter-i kebir) elektronik ortamda oluşturulup GİB ile paylaşılıyor.

Çoğunlukla nakliye, lojistik ve e-Ticaret sektörlerinin kullandığı e-İrsaliye uygulaması, herhangi bir ürün gönderiminde pakete eklenmesi gereken irsaliye, yani taşıma belgesini elektronik ortamda oluşturup saklıyor.

Hizmet sektörü başta olmak üzere pek çok farklı sektörde kullanılan e-Gider Pusulası ise vergi mükellefi olmayan kişilerden alınan mal ve hizmetlerin elektronik ortamda belgelenmesini sağlıyor.

Öte yandan, hangi alanda faaliyet gösterirse göstersin tüm serbest meslek erbabı için zorunlu olan e-Serbest Meslek Makbuzu da bu ticari faaliyetlerin elektronik ortamda kayıt altına alınması anlamına geliyor.

Aslında serbest çalışan, fakat yaptıkları iş gereği birinci ve ikinci sınıf tüccar olarak kabul edilen çiftçiler için de e-Müstahsil Makbuzu uygulaması bulunuyor. Defter tutmakla mükellef olan çiftçiler, böyle bir mükellefiyeti olmayan çiftçilerden aldıkları ürünler karşılığında e-Müstahsil Makbuzu düzenliyor.

Vergi Usul Kanunu kapsamında lokanta, kafeterya, pastane gibi işletmelerin de adisyon kesmesi, yani müşterinin siparişlerini kayda geçirmesi gerekiyor. Daha önce kâğıt üzerinde gerçekleştirilen bu işlem e-Adisyon ile elektronik ortama taşınıyor. Sadece belirli kriterlere uygun şirketler için zorunlu olan e-Adisyon dijital ortamda düzenleniyor ve daha sonra arşivleniyor.

Özellikle ulaşım ve eğlence gibi sektörlerde artık sık sık karşımıza çıkan e-Bilet ise kâğıt bilet kullanımını ortadan kaldırarak hizmet sunan ile hizmet alan arasındaki alışverişi dijital ortamda kayıt altına alıyor.

Bütün bu farklı e-Belge türlerinden bazıları sadece belirli iş alanları ve sektörlere odaklanırken, bazıları da genel anlamda her sektörden ve ölçekten şirkete hitap ediyor. Örneğin e-Adisyon, e-Bilet, e-Müstahsil Makbuzu gibi uygulamalar hizmet, eğlence, ulaşım, tarım gibi sektörlerde kullanılırken e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-Defter gibi uygulamalar da pek çok farklı sektörün kullandığı belgeleri elektronik ortama taşıyor.

e-Belge kullanmanın avantajları

e-Belge kullanımı hem şirketler hem bireyler hem de ilgili kamu kurumları açısında avantajlı bir uygulama olarak dikkat çekiyor.

Örneğin perakende alıverişinde faturasını ve/veya irsaliyesini elektronik ortamda alan bir tüketici, kâğıt evrak saklama zorunluluğundan kurtuluyor ve tüm evrakı dijital ortamda saklayarak ihtiyaç hâlinde kolayca bulabiliyor.

Öte yandan kamu kurumları de e-Belgeler sayesinde ticari işlemleri yakından ve anlık olarak takip edebiliyor. Kayıt dışı uygulamaların bu şekilde ortadan kaldırılması, ülke ekonomisine katkı sağlıyor.

Son olarak da e-Belgeler özellikle şirketlerin iç işleyişi ve paydaş ilişkileri açısından çok önemli avantajlar sağlıyor. Kâğıt evrak yükünden kurtulan şirketler bütün evraklarını dijital ortamda saklayarak hem yasal mevzuata uyum sağlayabiliyor hem de iç denetimlerde süreçler kolaylaşıyor.

Aynı zamanda kâğıt evrakı oluşturmanın, göndermenin ve saklamanın maliyeti ortadan kalkıyor. Ayrıca e-Belgeler sistem üzerinden tek tuşla oluşturulabildiği için anlık işlem yapmak mümkün oluyor. Bütün bunlar da şirketlere zaman ve maliyet tasarrufu olarak yansıyor. Bu da kaynakların çok daha verimli şekilde yönetilebilmesi anlamına geliyor.

Bu zaman tasarrufu, şirketlerin muhasebe sistemlerine de önemli avantajlar kazandırıyor. e-Belgelerin eş zamanlı olarak sisteme düşmesi sayesinde muhasebeleştirme işlemleri de çok daha kısa sürede ve kolayca tamamlanabiliyor.

Son olarak da kâğıt tüketiminin ve fiziksel gönderim sırasında ortaya çıkan karbon emisyonlarının azalması sayesinde e-Belgeler çevre dostu uygulamalar olarak da dünyaya katkı sağlıyor.

e-Belge mükellefiyeti ve geçiş süreci

Farklı e-Belge türlerinin her biri için şirketlerin mükellefiyet durumu ilgili kanun ve yönetmelikler çerçevesinde oluşturulan kriterler tarafından belirleniyor. Bir şirket bazı e-Belge türlerine geçmeye zorunluyken, farklı kriterlerin uygulandığı başka e-Belge türlerine isteğe bağlı olarak geçebiliyor veya hiç geçmeyebiliyor.

GİB tarafından açıklanan kriterler doğrultusunda, mükellefiyet durumu zaman içinde de değişebiliyor. Dijital dönüşüm çerçevesinde e-Belgelerin kullanılmaya başladığı ilk günlerden bu yana mükellefiyet kriterleri sürekli olarak farklılaşıyor. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye gibi e-Belgeleri kullanmakla yükümlü olan mükellefler için ciro belirleyici kriter oluyor. e-Belge uygulamalarının ilk dönemlerinde nispeten daha yüksek cirolu şirketler mükellef olarak kabul edilirken, dijital dönüşümü daha da yaygınlaştırmak üzere ciro sınırları düzenli olarak aşağı çekiliyor. Bu sayede her geçen gün daha da çok şirket e-Belge mükellefi oluyor ve elektronik uygulamaların avantajlarından faydalanıyor.

Bununla birlikte, farklı e-Belge türleri için farklı kriterler bulunduğunu da unutmamak gerekiyor. Örneğin e-Fatura mükellefi olan bir şirket için belirlenen kriterler ile e-Serbest Meslek Makbuzu mükellefi olan bir şirket için belirlenen kriterler birbirinden farklı olabiliyor. Dolayısıyla mükellefiyet konusunda mevzuatı ve değişiklikleri GİB üzerinden veya eLogo gibi güvenilir bir entegratör aracılığıyla yakından takip etmek şirketler açısından büyük önem taşıyor.

Mükellef olarak herhangi bir e-Belge türünü kullanması gereken veya elektronik belge uygulamalarına gönüllü olarak geçmek isteyen şirketler GİB’e başvuru yaparak süreci başlatabiliyor. Şirketler bu süreci isterlerse doğrudan GİB üzerinden yürütebilirken, daha konforlu, daha kolay ve güncel mevzuata daha uyumlu bir geçiş ve uygulama süreci için özel entegratör lisanslı eLogo’nun uzmanlığından yararlanabiliyor.

e-Belge ile bugünün ve geleceğin dijital dünyasında kendinize bir yer edinin

Kamuyu, özel sektörü ve toplumu bir bütün hâlinde yeni bir rotaya taşıma gücüne sahip bulunan dijital dönüşüm, e-Belgeler aracılığıyla iş dünyasını da değiştiriyor.

Zaman ve maliyet tasarrufu, anlık işlemler, iş gücü tasarrufu, kaynakların daha verimli kullanılması, çevreye dost çözümlerle geleceğe yatırım gibi pek çok avantaj sunan e-Belgeler, aynı zamanda şirketlerin mevcut yasal düzenlemelere uyumu açısından da büyük önem taşıyor. Şirketleri bugünün dijital dünyasına entegre eden e-Belge uygulamaları, aynı zamanda gelecekteki dijital gelişmelere de bir kapı açıyor.

Türkiye’nin e-Dönüşüm yolculuğunun önemli bir kilometre taşı olan e-Belge uygulamalarına eLogo deneyimi ve güvencesiyle geçin; siz de geleceğin dijital dünyasında kendinize güçlü bir yer edinin.