e-Arşiv fatura kesmeme cezası nedir?

e-Arşiv fatura kesmeme cezası, yasal mevzuat gereği mükelleflerin belirli miktarda mali yükümlüğe maruz kaldıkları bir olumsuzluktur. Bu olumsuzluktan kaçınmak için önleyici tedbirler almak çoğu zaman yeterlidir. Ancak gözden kaçan hatalara karşı e-Arşiv fatura kesmeme cezası 2024 gibi kritik bilgileri bilmek de önemlidir.

e-Arşiv faturası nedir ve neden kullanılır?

e-Arşiv faturası, vergi mükelleflerinin elektronik ortamda düzenleyebildikleri ve saklayabildikleri fatura türüdür. Elektronik ortamda hazırlanan belge, kağıt fatura ile aynı içeriğe sahiptir ve vergi mevzuatına uygundur.  e-Arşiv fatura, işletmelerin ve ticari faaliyet gösteren kişilerin yasal yükümlülüklerinin bir bölümünü kolayca yerine getirmelerine olanak tanır.

Basılı belge yerine e-Arşiv faturası kullanımı, özellikle büyük ölçekli ticari faaliyetler yapan şirketlere operasyonel verimlilik avantajı sağlar. e-Arşiv faturaların elektronik ortamda saklanabilmesi ve paylaşılabilmesi, kağıt türdeşlerine göre daha çevre dostu profile sahip olmalarını sağlar. Azalan kağıt tüketimi birlikte işletmeler operasyonel maliyetlerini de azaltma imkanına kavuşur.

e-Arşiv fatura kesmeme cezası nedir?

e-Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler, vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere yaptıkları satışlarda e-Arşiv Fatura düzenlemelidir. Söz konusu zorunluluk, vergiler dahil 5.000 TL’yi aşan satışlar için geçerlidir. Benzer uygulama, aynı kapsamdaki işletmelerin vergi mükellefi müşterilerine yönelik satışlarında da uygulanır. Ancak bu tür satışlar için alt sınır 6.900 TL’dir.

Alt sınır kriterini karşılayan satışlar için işletmelerin kağıt fatura yerine e-Arşiv üzerinden belge düzenleme zorunlulukları mevcuttur. Vergi mükellefleri e-Arşiv faturasını iki farklı yöntemden yararlanarak kolayca düzenleyebilir. Bu yöntemlerin ilki, T.C. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Belge Portalı üzerinden faturanın oluşturulmasıdır. İşletmeler ayrıca özel entegratörler aracılığıyla da aynı işlemi gerçekleştirebilir.

e-Arşiv faturası kesmeme durumunda işletmelere vergi mevzuatı gereği cezai yaptırımlar uygulanabilir. Kanuna aykırı hareket nedeniyle verilen cezanın miktarı; ihlalin niteliğine, süresine, işlem tutarına ve vergi mevzuatında belirlenen diğer koşullara bağlı olarak değişebilir. e-Arşiv faturası kesmeme cezaları, Vergi Usul Kanunu'nda belirtilen genel ceza hükümlerine göre uygulanır.

e-Arşiv fatura kesmeme cezası nasıl uygulanır?

e-Arşiv fatura kesmeme cezası, mükelleflerin bağlı oldukları vergi daireleri tarafından kesilir ve takip edilir. Sürecin her iki aşamasında da ilgili kanunlara bağlı kalınır.

Cezanın yasal dayanağı ve vergi kanunları

e-Arşiv fatura 7 günlük süre cezası da dahil olmak üzere konuyla ilgili tüm yaptırımlar, Vergi Usul Kanunu’nun 353. maddesi kapsamındadır. İlgili kanun maddesine göre:

• Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekenler de dâhil olmak üzere tüm faturalarda gerçeğinden farklı meblağlara yer verilemez.
• Söz konusu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi gerekirken kağıt halinde düzenlenmesi, cezai işlem gerektirir. (T.C. Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen zorunlu haller haricinde)
• Aynı maddede ayrıca e-Arşiv fatura geriye dönük kesilirse cezası olacağına vurgu yapılır.

VUK madde 353, e-Fatura mükellefine e-Arşiv fatura kesilmesi haliyle ilgili herhangi bir cezai yaptırım koşulunu içermez. Buna rağmen maliye müfettişleri, gerçekleştirdikleri denetimlerde e-Fatura mükellefine e-Arşiv fatura kesilmesi cezası verebilir. Mükelleflerin böyle bir yaptırımla karşılaşmaların ana nedeni, e-Fatura yerine e-Arşiv fatura düzenlemenin tıpkı aynı durumda basılı belge oluşturma gibi özel usulsüzlük gerektirdiğinin düşünülmesidir.   

Cezanın miktarı ve uygulanma esasları

e-Arşiv fatura kesmeme cezası 2024 yılında belgede yazılı işlem tutarının %10’u kadardır. Eğer gerçek tutar ve faturada yazan meblağ arasında fark varsa, yine aynı oranda özel usulsüzlük cezası tahakkuk ettirilir. Geriye dönük e-Arşiv fatura kesmenin cezası 2024 yılı için de benzer oranda uygulanır.

e-Arşiv faturası kesmeme cezası genellikle vergi idaresi tarafından takip edilir ve bu kapsamda aşağıda detayları sıralanan süreç izlenir:

• Vergi idaresi, kendisine bağlı olan mükelleflerin e-Arşiv fatura kesme yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini düzenli olarak takip eder. İhbarlar veya vergi incelemeleri sonucunda kesme yükümlülüğünün ihlal edildiği tespit edilirse, mükellefe bu konuda uyarı niteliğinde sözlü bilgilendirme yapılır.
• Vergi idaresi, e-Fatura kesmeye yönelik zorunluluğa dair ihlal tespit edilmesi durumunda vergi mükellefine ayrıca yazılı bildirim gönderir. Bildirimde, kesilmemiş e-Arşiv faturalarının düzeltilmesi için işletmeye belirli süre tanındığı belirtilir.
• Vergi dairesi, verilen süre içerisinde hiç düzeltme yapılmaz veya eksiklik giderilmezse para cezası uygulanmasına karar verebilir.
• Uygulanan ceza, mükellefin ilgili hesaplarından tahsil edilir. Eğer yasal süre geçmesine rağmen tahsilat yapılamıyorsa haciz gibi farklı yöntemler kullanılabilir.

e-Arşiv fatura kesmeme cezasından kaçınmanın yolları

e-Arşiv fatura düzenlememe cezası ile karşılaşmamak için işletmeler şu önemleri alabilir:

• e-Fatura yerine e-Arşiv kesilmesi gibi hatalardan kaçınmak amacıyla mevzuattaki yasal gerekliliklere tam uyum sağlamaya öncelik verilebilir.
• Vergi mükellefleri, e-Arşiv fatura kesme yükümlülüklerini belirlenen sürelerde ve doğru şekilde yerine getirmeye özen gösterebilir. Bunun için gerekli iş süreçleri kurgulanıp uygun nitelikteki personelin görevlendirilmesi sağlanabilir.
• Vergi mevzuatına uygun e-Arşiv fatura düzenlemek için gerekli olan yazılım ve sistemlerin kullanımına başlanabilir. Güvenilir bir entegrasyon sistemine yatırım yapmak, süreçleri kolaylaştırıp hataları azaltabilir.
• İşletmeler, iç kontrol mekanizmaları kurup mevcut durumdakileri güçlendirme stratejisine yönelebilir. Böylece e-Arşiv fatura süreçlerini izlemek ve denetlemek kolaylaşır. Olası hatalar, fatura kesmeme cezası gibi yaptırımlarla karşılaşılmadan önce tespit edilip düzeltilebilir.
• Vergi mevzuatındaki değişiklikleri takip etmek ve uygun şekilde uygulamak için gereken hallerde vergi danışmanlarından ya da muhasebe uzmanlarından yardım alınabilir.
• İşletme personelinin vergi mevzuatı ve e-Arşiv fatura süreçleri konusunda eğitilmesi, cezadan kaçınmak için atılabilecek bir diğer adımdır. Eğitimler belirli aralıklarla tekrarlanarak personel güncel mevzuata göre nasıl e-Arşiv fatura kesmeleri gerektiğini öğrenebilir.

e-Arşiv fatura kesmeme cezasının işletmelere etkisi

7 günlük süreyi aşmak gibi e-Arşiv fatura düzenleme esnasında yapılacak hatalar veya hiç fatura kesmemek, işletmeler açısından çeşitli olumsuzluklara yol açabilir. Örneğin:

• e-Arşiv faturası kesmemek, işletmelerin beklenmedik finansal yüklerin altına girmesine yol açabilir.
• Vergi mevzuatına uygun hareket etmemek, işletmenin ticari çevresinde itibar kaybına uğramasına sebep olabilir. Bu durum aynı zamanda mükellefin kredi notunu olumsuz etkileyebilir.
• Vergi mevzuatına uygunlukla ilgili ihlaller, işletmeyi yasal sorunlarla karşı karşıya bırakabilir. Vergi denetimleri, operasyonel verimliliğin azalmasına ve karlılığın düşmesine ortam hazırlayabilir.
• Rakip işletmelerin vergi mevzuatına uygun hareket ederek e-Arşiv faturaları zamanında kesmeleri durumunda, denetim sürecindeki işletme rekabet avantajını kaybedebilir.