E-Arşiv Fatura Uygulamasında Bilinmeyenler

2022 itibariyle e-Arşiv Fatura uygulaması, e-Fatura uygulamasına dahil olmayan mükelleflerce vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilere düzenlenecek 5.000,00 TL’yi aşan (Vergi mükellefi olanlara düzenlenecek 2.000,00 TL’yi aşan) faturalarda E-belge.gib.gov.tr adresinden e-Arşiv fatura kesilmesi gerekiyor. 2023 yılı itibarıyla vergi mükelleflerine düzenlenen faturalar açısından kanunun 232. maddesinin ikinci fıkrasında belirtilen, işlemin gerçekleştiği yıla ait, fatura düzenleme zorunluluğuna ilişkin tutar 2023 yılı için 4.400 TL ve üzeri olup bu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekmektedir.

E-Arşiv Fatura uygulamasının mükelleflerce tam olarak anlaşılamadığı, sistemin işleyişinin çözülemediği ve sürekli sorulan sorularla E-Arşiv Fatura düzenlemede aksaklıklar yaşandığı görülmekte olup; bilinmeyen ve özellik arz eden hususları sizlerle paylaşmak istiyoruz.

Öncelikle şunu belirtmek istiyoruz ki; E-Arşiv Fatura uygulamasını kullanan mükellefler E-Fatura uygulamasına dahil olmuş olmuyorlar yani mali mühür veya e-imza kullanmaları gerekmiyor. E-Arşiv uygulaması internet vergi dairesi şifresi kullanan kullanıcılar tarafından sisteme şifre ile girip E-Arşiv Fatura düzenleyebilme imkanı veriyor.

Soru-cevap şeklinde sistemin bilinmeyenlerini sizlere aktaralım:

E-Arşiv Faturayı aynı gün düzenlemek zorunda mıyım ?

GİB Portal sitesinde yaşanan sıkıntılardan dolayı Gelir İdaresi Başkanlığı bir açıklama yaparak 01.01.2020 tarihinden itibaren düzenlenecek E-Arşiv Faturalarda fatura tarihini takip eden 7 nci güne kadar düzenlenebileceği belirtilmiştir. Örneğin 05.01.2023 tarihi için düzenlenecek E-Arşiv Fatura 12.01.2023 tarihine kadar; 05.01.2023 tarihli olarak düzenlenebilecektir.

Gün içinde 2.000,00 TL’nin altında birden fazla fatura düzenlenmesi halinde 2.000,00 TL’yi aşan teslimlerde ne yapılacak ?

E-Arşiv Fatura düzenleyecek mükellefler; gün içinde teslimleri 2.000,00 TL ve 5.000,00 TL’nin altında olan ilk teslimlerinin ardından gün içinde ikinci, üçüncü teslimleri söz konusu olur ve 2.000,00 TL ve 5.000,00 TL sınırı ilgili müşteriler için aşılırsa, gün içinde kesilen normal faturalar iptal edilerek, gün sonunda 2.000,00 TL ve 5.000,00 TL’yi aşan işlemler için E-Arşiv Fatura düzenlemeleri gerekmektedir. Bu işlemden kurtulmanın çaresi bulunmamakta olup, Gelir İdaresi Başkanlığınca tespit edilmesi halinde cezai müeyyidesi olduğu bilinmeli.

Hatalı E-Arşiv Faturası düzenledim. Nasıl İptal Ederim ?

E-Arşiv Fatura uygulamasını kullanan mükelleflerin düzenledikleri E-Arşiv Faturayı sistemde onayladıktan sonra, fatura içeriğinde hatalı veri girişinin olduğunun tespit edilmesi halinde faturayı iptal etmek istemeleri halinde iptal edememektedirler. Ya karşı taraftan iade faturası talep edilmesi gerekmekte, ya da karşılıklı olarak ilgili faturayı kayıtlara almamaları gerekmekte olup, kayıtlara alınmaması durumunu kesinlikle önermiyoruz. İade faturası talep edilmesi durumunda ise yeniden fatura bilgileri girilerek E-Arşiv Fatura düzenlemeniz gerekmekte. Fatura düzenleme konusunda fatura içeriğinde hataların olabilme durumunu ve iptal edilememesi düşünüldüğünde; Özel Entegratör ile çalışması iş ve işlemlerinizi kolaylaştıracaktır. Özel Entegratörden kesilen E-Arşiv Faturalarda iptal edilebilme özelliği bulunmaktadır.

Tüm faturalarımı E-Arşiv Fatura ile düzenleyebilir miyim ?

E-Arşiv Fatura uygulamasından 2.000,00 TL ve 5.000,00 TL’nin altındaki faturaları da düzenleme imkanı var mı ? Evet var. Tüm faturalarınızı E-Arşiv Fatura uygulaması ile düzenleyebilme imkanınız bulunmakta olup, GİB Portal ile E-Arşiv Faturaları her fatura için şifre ile giriş yapıp, faturayı kesip, çıkış yapmak daha sonra yeni fatura için tekrar giriş yapmak zaman israfı olacak ve her girişinizi rahatlıkla yapamayabileceksiniz. Sistem arızaları nedeniyle hatalarla karşılaşmak muhtemel olacak ve dakikalarca beklemek zorunda kalabileceksiniz. Bu nedenle düzenleyeceğiniz E-Arşiv Faturalarda dakikalarca GİP Portal sistemini beklemek yerine Özel Entegratör kullanmanızı öneririz.

Düzenlediğiniz E-Arşiv Faturaları müşterilerinize nasıl teslim edeceksiniz ?

E-Arşiv Faturayı onayladıktan sonra PDF formatında indirebilir, müşterinize e-mail olarak, çıktı alarak, cep telefonuna sms veya whatsapp’tan dahi gönderebilirsiniz. Böylece faturanızı çok hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaştırmış olacaksınız.

E-Arşiv Faturanızı hangi platformlarda düzenleyebilirsiniz ?

E-Arşiv Faturalarınızı internetin olduğu her yerden; bilgisayardan, cep telefonunuzdan ve tabletinizden düzenleyebilir, çok hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaştırabilir, arşivleyebilir, zamandan tasarruf edebilirsiniz.

İrsaliye düzenlemek zorunda mısınız ?

E-Arşiv Fatura düzenleyen mükellefler, malın teslimi anında E-Arşiv Faturanın çıktısını alıp, üzerine “İrsaliye yerine geçer” diye yazıp, kaşe-imza yapması halinde ayrıca sevk irsaliyesi düzenlemeye gerek bulunmaktadır. Eğer çıktı almaz iseniz; sevk irsaliyesi düzenlemek zorunda olduğunuzu unutmayın.

E-Arşiv Fatura üzerinde şirketinizin logosu olsun istiyorsunuz;

E-Arşiv Fatura uygulamasını GİB Portal üzerinden yapanlar fatura üzerine logo uygulaması yapamamakta olup, Özel Entegratör firmaları ile çalışan mükellefler fatura üzerinde logolarını koyabilmektedirler.

E-Arşiv Faturaların arşivlenmesi nasıl yapılacak ?

Vergi Usul Kanununa göre E-Arşiv Faturaların muhafaza ve ibraz işlemleri mükelleflerin sorumluluğunda olup, ilgi E-Arşiv Faturaların çıktı alınıp saklanması, dijital ortamda saklanması gerekmekte olup, herhangi bir vergi incelemesinde E-Arşiv Faturaların dijital ortamda yer alan kayıtları talep edilebileceğinden özellikle dijital ortamda arşivlenmesi gerektiği unutulmamalı. Ayrıca GİB Portal üzerinden düzenlenen E-Arşiv Faturalar belli süre geçtikten sonra (Örneğin 6 ay sonra) ilgili faturalara ulaşılamamakta, GİB Portal sisteminin arşiv sistemi şu anda kurulmamış olup, arşivleme işlemi bulunmamaktadır.

E-Arşiv Fatura uygulaması hakkında her türlü sorularınız için lütfen bizimle irtibata geçin. Rahat edin.