e-Ekstre nedir?

e-Ekstre olarak kısaltılmış hali kullanılan elektronik ekstre ya da bir başka ifade şekli ile dijital ekstre gelişen bilişim teknolojileri ile birlikte gündelik yaşamın ayrılmaz bir parçası haline gelmiştir. Bankacılıktan muhasebe kayıtlarına dek pek çok alanda kullanılır. Şirket veya banka hesaplarını görmek, kontrol etmek bakımından büyük öneme sahiptir.

Hesap hareketlerini görmek ya da elektronik ortamda hesap hareketlerinin iletilmesini sağlamak için kullanılan e-Ekstre uluslararası standartları olan bir uygulamadır. MT940 olarak isimlendirilen ve standartları uluslararası anlamda kabul gören muhasebe sistemi formatı bu alanda en bilinenlerden birisidir.

Söz konusu uygulamada tüm hesap hareketlerine ait dökümler standart formatlarda veya ihtiyaca göre uyarlanabilen diğer dijital formatlarda oluşturulabilmektedir. İşlem dökümlerini günlük, haftalık ya da aylık periyotlarda elektronik ortamda almak ya da göndermek mümkündür.

e-Ekstre, Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication (SWIFT) organizasyonu  ile bankalar gibi finansal kuruluşların şirketler gibi finansal olmayan kuruluşlara ait mali işlemleri bir finansal mesaj olarak aktarmasına imkân sağlayan sistem olarak tanımlanabilir. Sistem üzerinden gönderilen tüm mesajlar MT kodu (message type) ile başlar ve mesaj kategorisini belirleyen üç haneli rakam grubu ile devam eder.

MT940 bankanın müşterilerine gönderdiği, müşteri hesabında belirli bir süre içindeki işlemlerin ayrıntılarını içeren elektronik bir banka ekstresidir. Açılış ve kapanış bakiyeleri, alacaklar, borçlar ve diğer işlem ayrıntıları içerikte yer alır. MT950 ise bankanın diğer finans kuruluşuna gönderdiği ve belirli bir hesaptaki işlemlerin ayrıntılarını içeren banka ekstresidir. İşlem teyidi sağlayan bu belge işlem tutarı, para birimi, tarih ve referans gibi ayrıntıları içerir.

e-Ekstre'nin avantajları ve kolaylıkları

Dijitalleşen dünyada elektronik olarak kayıt altına alınmış işlemler çeşitli avantajlara sahiptir. Bu genel yaklaşımın e-Ekstre bakımından da geçerli bir kural olduğu söylenebilir. E-Ekstre nedir sorusu kadar e-Ekstre avantajları nelerdir sorusu da bu açıdan bakılarak kolayca cevaplanabilir.

e-Ekstre kullanımı ile elde edilecek başlıca avantajlar ve kolaylıklar kısaca şu şekilde özetlenebilir.

• Bankalar dahil tüm hesap hareketlerinin takibi kolaylaşır.
• Ciddi seviyede zaman tasarrufu elde edilir.
• İşlemlerde hata payı asgari düzeye iner.
• Hesap hareketlerinin takibi kolaylaşır.
• İşlemlerin muhasebe kodları üzerinden takibi yapılabilir.
• ERP sistemi kullanılıyorsa ilgili programa kolayca aktarılabilir.
• Tek ekran üzerinden hesap hareketlerini incelemek, değişiklik yapabilmek ve kaydedebilmek mümkün olur.
• Çek tahsilatı, kredi kartı tahsilatı, çek ödemesi, pos ekstresi gibi farklı işlem ve fiş türlerine ait kayıtlar kolayca takip edilebilir ve sisteme aktarılabilir.

e-Ekstre kullanımı ve yönetimi

MT940 formatındaki e-Ekstre tabloları çoğu zaman bir FTP adresinden ya da daha önceden belirlenmiş bir karşı taraf klasörü üzerinden sisteme aktarılmaktadır. Şirketler tarafından kullanılan ERP sistemine kolayca aktarılabilen yapısı kullanım ve yönetim açısından önemli kolaylıklar sağlar. MT940 formatındaki hesap ekstrelerinin sağladığı önemli bir kolaylık banka işlem fişi ya da havale / EFT fişi olarak ERP sistemine kaydedilebilmesidir.

Bankalardan gelen MT940 formatındaki datalar isteğe bağlı olarak oluşturulabilecek kayıt alanlarına aktarılabilir. Buna uygun işlem türü ve muhasebe kodu seçimi yapmak mümkündür. Eğer istenirse işlemleri toplu olarak seçmek ve bir defada sisteme aktarmak da tercih edilebilmektedir.

Sistemi kullanıma başlayabilmek için banka bağlantı lisansı tanımlaması ile kullanılacak parametreler belirlenir. Yapılan işlemlerin ardından elektronik hesap özeti alanı aktif hale gelir. Banka sistemi tarafından iletilen MT940 dosyaları bilgisayarda tanımlanacak klasöre aktarılarak klasör yolu belirtilir. Farklı bankalar için ayrı ayrı klasör tanımı yapılması gerekmez.

e-Ekstre kullanımı ve yönetimi açısından e-Ekstre parametreleri hakkında bilgi sahibi olmak yararlı olabilir. Sistem tarafından kullanılan parametreler ile ilgili olarak örnek olması bakımından bazı tanımlama bilgileri aşağıda verilmiştir.

• Hesaplar arası işlemleri virman fişi olarak kaydet: İşletmenin farklı hesapları arasındaki hareketlerin hepsi virman fişi olarak kaydedilir.
• Hesaplar arası havalede sadece giden havaleyi kaydet: İşletmenin hesapları arasındaki havalelerde sadece çıkış fişi kaydedilir.
• Hesaplar arası EFT’de sadece giden EFT'yi kaydet: Bu parametrenin aktif edilmesi ile işletmenin kendi hesapları arasındaki EFT işlemlerinde sadece çıkış fişi kaydedilir.
• Yeni eklenecek fişleri kaydetmeden önce göster: Banka fişi kayıt öncesi ön izleme olarak ekranda gösterilir.
• Aynı tür satırları tek fişte birleştir: Birden fazla satırdaki aynı tür hareketler muhasebe kayıtlarına birleştirilmiş olarak geçer.

e-Ekstre talebi nasıl yapılır?

İşletmeler tarafından çalışma yapılan bankalara e-Ekstre kullanımı ile ilgili talepte bulunulabilir. Bu amaçla kullanılan dosya aktarım protokolü (FTP-SFTP) dosyaları internet üzerinden aktarmak için kullanılır. MT940 dosyaları banka tarafından tanımlanan FTP-SFTP adresinde ise bağlantı türü olarak FTP-SFTP seçimi yapılır. Bankanın vermiş olduğu kullanıcı adı ve şifre bilgileri ile sisteme giriş yapılır.

e-Ekstre'nin güvenliği ve gizliliği

e-Ekstre güvenliği ve gizliliği günümüz bilişim teknolojileri çerçevesinde oldukça önemli hale gelmiştir. Kişisel işlemler ve şirketler açısından veri güvenliği kurallarına titizlikle uyulması olası sorunların önceden bertaraf edilmesini sağlayabilir. e-Ekstre’nin güvenliği bakımından belirlenmiş bulunan prosedürlere dikkat edilmesi yerinde olacaktır.

Banka tarafından gelen klasör yolu bilgisi veya FTP adresine ait bilgiler yetkili kişilerin dışında bilinir hale gelmemelidir. Bankanın sistemi kullanmak üzere şirket bünyesinden tanımlayacağı kullanıcılar mutlaka güvenilir kimseler olmalıdır. Ayrıca bu kişilerin kullanıcı adı ve şifre bilgilerinin gizli tutulması gerekir. Kullanıcı verilerinin gizliliğini ihlal edecek şekilde ortak kullanım uygulamalarından kaçınmak yerinde olur.