e-İrsaliye uygulamaları: Karekod ve barkod yeterliliği

İrsaliye, bir malın gönderimini gösterir durumda olan ticari belgelere verilen isim. İrsaliye belgeleri; malların sevki sürecinde kullanılır ve malın miktarı, nitelikleri gibi özellikleri gösterir. Dijital irsaliye adıyla da bilinen e-İrsaliye, lojistik faaliyetlerini belgelemek için tutulan irsaliye belgelerinin dijital ortamda düzenlenen dijital versiyonuna verilen isim. 

Dijital imza olarak düşünülebilen karekod ve barkod yeterlilikleri e-İrsaliye belgelerinin gerekli bilgileri taşıyıp taşımadığının tespiti ve kontrol edilebilmesi açısından önemli bir yere sahip. e-İrsaliye belgeleri bu tür dijital kontrol araçları sayesinde çok daha kolay bir biçimde kontrol edilebilir ve gerekli bilgilerin e-İrsaliye üzerinde olup olmadığı hızlı bir şekilde ortaya çıkartılır. Elektronik belge yönetimi fiziksel belgelere göre çok daha hızlı bir şekilde incelenir.

“e-İrsaliye nasıl kullanılır?” sorusu, fiziksel irsaliyeden e-İrsaliye uygulamasına geçmek isteyen işletmelerin cevabını merak ettiği sorular içerisinde kendisine yer bulur. e-İrsaliyeler standart irsaliyeler ile aynı amaç için kullanılır ve oluşturulmasında dijital ortamdan yararlanılır.

e-İrsaliye uygulamaları ve avantajları

e-İrsaliyeler, kağıt formatında oluşturulmuş irsaliyeler ile hukukî açıdan aynı özelliklere sahip. Yani her iki formu da geçerli irsaliye belgeleri olur. e-İrsaliyeler dijital zeminde düzenlendiği için hem oluşturulması hem arşivlenerek saklanabilmesi çok daha kolay olur. Elektronik irsaliye belgesinde; standart irsaliye belgelerindeki gönderici ve alıcıların bilgileri, düzenleme tarihi, sevk tarihi, mal türü ve miktarı gibi standart irsaliyede yer alan bilgilerin yanında taşımayı gerçekleştiren vasıtanın plakası ve şoförün kimlik bilgileri de yer alır.

e-İrsaliyeler, firmaların fazladan yapacağı gereksiz harcamaların engellenmesine yardımcı olur. İrsaliye belgeleri fiziksel belgelerdir ve kayıt altına alınarak saklanması ve arşivlenmesi gerekir. Bu da fiziksel olarak bu belgelere ayrı bir yer ayrılması gerekliliğini ortaya çıkartır. Ancak e-İrsaliye belgelerinde buna gerek duyulmaz. Belgeler elektronik ortamlarda oluşturulur ve kopyaları da yine elektronik ortamlar içinde saklanabilir ve ekstra fiziksel yer ayrılması ihtiyacı ortadan kalkar. 

e-İrsaliye avantajları şu maddelerle özetlenebilir:

• e-İrsaliye belgeleri; kağıt, basım, belgenin dağıtımı ve depolanması gibi faaliyetlerin getirdiği maliyetlerin azaltılmasını sağlar. İrsaliyelerin elektronik ortamda saklanabilmesi fiziksel bir yer ayrılması gerekliliği ortadan kalkar.
• e-İrsaliye düzenleme çevre dostu uygulamaları destekler. Gereksiz kağıt harcamalarının engellenmesine yardımcı olarak kağıt harcamalarının engellenmesine katkıda bulunur.
• e-İrsaliye belgeleri, fiziksel belgelere göre çok daha kolay ve hızlı bir şekilde hazır hale getirilir. Bu sayede zamandan tasarruf edilebilir ve bahsedilen işlem yapılabilecek en kısa sürede tamamlanır. Zaman tasarrufu iş süreçlerinin hızlanmasını sağlar.
• e-İrsaliye sistemi bireysel kaynaklı hataların yapılma oranını düşürür, dijital ortamlarda hazırlanan bu belgelerin hata payları daha az olur. Bu sayede el ile yapılacak olan işlemlere göre hata payı daha az olur.
• e-İrsaliye belgeleri sayesinde bilgilerin güvenilir bir şekilde saklanmasının yolu açılır. Belgeler ve belgelerin üzerinde yer alan bilgiler dijital ortamda daha güvenli bir şekilde saklanır. Elektronik belge süreçleri fiziksel belgelere göre her zaman daha koruyucu etkilere sahip olur.

Karekod yeterliliği

“Karekod nedir?” QR kod adı ile de bilinen karekod, barkod sisteminin iki boyutlu olan versiyonuna verilen ad. Karekodlar, standart barkodlar ile kıyaslandığında çok daha fazla miktarda bilgi depolayabilme özelliği ile ön plana çıkar. Aynı zamanda barkodlara göre daha hızlı okunma teknolojisine sahip oluşlarıyla da ön planda yer alır. Karekod sistemleri çeşitli alanlarda kullanılır.

İrsaliyede karekod sistemi, genellikle belgeleri takip edebilmek için kullanılır. e-İrsaliye belgeleri üzerinde karekod kullanımının gerçekleştirilmesi ile irsaliye belgesinin dijital ortamlara kopyasının eklenmesi sağlanır. Bu sayede irsaliye belgesine çoklu şekilde farklı kişiler tarafından erişim hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilir.

Karekod uygulamaları mobil cihazlara kolaylıkla kurulan sistemlere verilen ad. Karekod uygulamaları sayesinde e-İrsaliye belgelerinin üzerinde bulunan QR kodlar hızlı bir şekilde taranabilir ve e-İrsaliye belgesinde sunulan bilgilerin bir kopyasına kolaylıkla erişim sağlanır. Karekod uygulamaları aynı zamanda karekod oluşturabilme özelliğine de sahip olur. Bu sayede e-İrsaliye belgeleri için gerekli karekodlar hızlı bir şekilde üretilir. Karekodlar sayesinde dijital dokümantasyon sonucu bilgilerin daha hızlı bir şekilde gözden geçirilmesine olanak tanınır.

Barkod yeterliliği

Barkodlar, ürünlerin tanımlanabilmesi için oluşturulan simgelere verilen isim. Optik okuyucuların okumasına olanak veren barkodlar ürünler hakkında; fiyat, boyut, gibi birçok özelliğe ulaşılabilmesine olanak tanır. 

İrsaliye uygulamaları barkodların oluşturulması ve okunması konusunda kolaylıklar sağlar. İrsaliye belgelerinde bulunan barkodun gerekli bilgileri içermesi gerekir. Barkod yeterliliği, irsaliye belgelerinde gerekli bilgilerin bulundurulmasına katkıda bulunur. 

Barkodlar, elle yapılan hataların azaltılmasını sağlar ve belgelerin okunma süreçlerini hızlandırır. Barkodlar sayesinde belgelerin sunduğu veriler dijital ortama birkaç saniye içerisinde aktarılır ve ürünle ilgili irsaliye belgesinde yer alan tüm bilgiler görülür. Barkodlu e-İrsaliye belgeleri iş süreçlerinin hızlandırılmasına katkıda bulunur.

Barkodlu dijital irsaliyelerin taşıma süreçlerinde tercih edilmesi çevre dostu politikaların benimsenmesi açısından önemli bir adım sayılır. Gereksiz kağıt tüketiminin önüne geçilmesini sağlayan e-İrsaliye belgelerinde gerekli görülen bilgilerin karekodlara yansıtılması ile bu bilgilerin dijital ortamda kolayca görülebilmesi sağlanır ve bilgilerin kaydedilmesi için fazladan kağıt kullanımına gerek kalmaz.

e-İrsaliye belgelerinde kullanılan karekod ve barkod gereklilikleri ve bunların yansıtacağı bilgi seviyeleri hem farklı ülkelere hem farklı iş kollarına göre değişken olur. e-İrsaliye kullanımında barkod ve karekod uyarılarına dikkat edilmesi gerekir.