e-Ticarette fatura nasıl kesilir?

e-Ticaret işletmeleri için fatura kesme işlemi, yasal bir gerekliliktir ve e-Ticaret e-Fatura zorunluluğu bulunur. Aynı zamanda finansal düzenin sağlanmasında ve iş süreçlerinin düzgün ilerlemesinde kritik bir rol oynar. e-Ticaret fatura kesmeme cezası yer alır ve elektronik ortamda yapılan satışlarda kağıt faturaların yerine dijital fatura kesmek işlemleri daha hızlı, güvenilir ve verimli hale getirilmesi amaçlanır. Peki, “e-Ticaret fatura nasıl kesilir?” Sizin için detaylı bir şekilde ele aldık. 

• Vergi kimlik numarası ve e-Fatura sistemine geçiş

Fatura kesebilmek için, öncelikle işletmenin yasal bir şekilde kayıtlı olması gerekir.  “e-Ticaret fatura kesmek zorunlu mu?” sorusuna zorunlu olduğu cevabı verilebilir. Türkiye’de faaliyet gösteren bir e-Ticaret işletmesi için Vergi Kimlik Numarası almak, ilk adımdır. Bu numara işletmenizin ticari kimliğini belirler ve tüm resmi işlemler için gerekir. VKN’yi aldıktan sonra e-Fatura sistemine geçmeniz de zorunludur. 

Gelir İdaresi Başkanlığı e-Fatura kullanımını yasal hale getirir ve kağıt faturaların yerine dijital fatura kesilmesi önemlidir. e-Fatura sistemine kayıt olduktan sonra, GİB tarafından sağlanan portal üzerinden faturalarınızı dijital ortamda kesmeye başlayabilirsiniz. Bu sistem, hem vergi mükelleflerinin süreçlerini kolaylaştırır hem de devletin vergi denetim süreçlerini hızlandırır.

• e-Ticaret platformu seçimi ve entegrasyon süreci

Siteye satış yapıyorsanız kullandığınız platformun fatura kesme işlemine uyumlu olması gerekir. Günümüzde son derece popüler e-Ticaret platformları, e-Ticaret fatura entegrasyonunu otomatik olarak sağlar. Bu platformlarla çalışıyorsanız, faturalarınız otomatik olarak kesilebilir ve sistem üzerinden dijital olarak oluşturulabilir. 

Fatura kesme işlemi için entegrasyon sağlayan yazılım ve sistemlerin doğru bir şekilde kurulması çok önemlidir. Satış yaparken, sistemdeki verilerin doğru şekilde alınması ve ilgili bilgilerin fatura şablonuna aktarılması için entegrasyonun eksiksiz olması gerekir. Bu süreç, faturalarınızı manuel olarak kesmeye kıyasla çok daha hızlı ve verimli bir hale getirir.

• Satış ve müşteri bilgilerinin doğru girilmesi

Fatura kesme sürecinin en önemli aşamalarından biri de doğru verilerin sisteme işlenmesidir. Satın alınan ürün veya hizmetin detayları, alıcı bilgileri, ödeme şekli ve diğer gerekli tüm bilgiler doğru bir şekilde girilmesi gerekir. Bu bilgiler fatura şablonunun doğru şekilde oluşturulmasını sağlar. Ürünlerin adı, miktarı, birim fiyatı ve KDV oranı gibi tüm detaylar eksiksiz şekilde sisteme aktarılmalıdır. 

Müşterinin adı, soyadı, adresi ve iletişim bilgilerini doğru bir şekilde girmeniz büyük önem taşır. Eğer işletmeniz B2B (işletmeden işletmeye) bir satış yapıyorsa alıcının vergi kimlik numarası da fatura üzerinde yer almalıdır.

• Fatura şablonunun oluşturulması

Doğru bir şekilde e-Ticaret faturasının oluşturulabilmesi için şablonun da yasal gerekliliklere uygun olması gerekir. Türkiye'de, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen yasal fatura şablonu bulunur ve bu şablonda yer alması gereken bazı zorunlu bilgiler mevcuttur. İlk olarak satıcının adı, unvanı, vergi numarası, adresi ve telefon bilgilerini girmeniz gerekir. 

Bunun yanında alıcının adı, unvanı, vergi numarası, adresi ve telefon bilgilerine de yer vermelisiniz. Satış yaptığınız ürün veya hizmetlerin detaylarına da yer vermeli ve KDV oranı ile hesaplanan KDV tutarını girmelisiniz. Son adımda ise toplam satış tutarı ve ödeme şeklini de girerek şablonu oluşturmayı tamamlayabilirsiniz. 

Fatura kesim işlemi e-Ticaret platformunun entegrasyonları veya fatura yazılımı aracılığıyla otomatik olarak yapılır. Verilerin doğru bir şekilde sisteme aktarılması önemlidir. E-ticaret fatura kesmek için yasal bir fatura şablonunda yer alması gereken tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz şekilde sunulması gerekir.

• Faturanın kesilmesi

Şablonu tamamlandıktan sonra, artık faturayı kesme aşamasına geçebilirsiniz. e-Fatura sistemine entegre bir yazılım kullanıyorsanız e-Ticaret fatura kesmek birkaç adım ile tamamlanabilir. Sistem üzerinden “Fatura Kes” seçeneği ile dijital fatura oluşturabilirsiniz. Bu işlemde, fatura bilgisinin tamamlanmış olması ve verilerin doğru girilmiş olması çok önemlidir. e-Fatura kesildiğinde, belge otomatik olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) iletilir ve sistem tarafından onaylanır. Bu sayede faturanın yasal olarak geçerli olması sağlanır.

• Faturanın gönderilmesi ve teslimat

Fatura kesildikten sonra müşteriye iletilmesi önemlidir. e-Fatura sistemine geçtiğinizde, fatura dijital olarak oluşturulduğu için müşterinize e-posta yoluyla gönderilmesi mümkündür. Çoğu e-Ticaret platformu faturayı hem sistem üzerinden hem de e-posta aracılığıyla müşteriye gönderir. Bu şekilde müşterinin faturaya hızlıca erişebilmesi sağlanır. e-Fatura sistemi, faturayı GİB’e de ilettiği için vergi düzenlemeleri açısından eksiksiz bir işlem yapılmış olur. 

• Faturaların arşivlenmesi ve saklanması

Yasal düzenlemelere göre e-Faturaların belirli bir süre boyunca saklanması gerekir. Türkiye’de, e-Fatura sistemine dahil olan tüm mükelleflerin faturalarını en az 10 yıl süreyle saklaması istenir. Bu süre boyunca, fatura belgeleri dijital ortamda saklanabilir. Çoğu e-Ticaret yazılımı, kesilen faturaların arşivlenmesini otomatik olarak sağlar. Sistemde herhangi bir aksaklık veya veri kaybı yaşanması durumunda faturaların yedeklenmesi önemlidir. Böylece, herhangi bir denetim durumunda faturalar kolaylıkla bulunabilir.

• Faturaların düzenli kontrolü 

Faturaların kesildikten sonra düzenli olarak kontrol edilmesi gerekir. Faturaların doğru bir şekilde kaydedildiğini ve sistemde eksiksiz olduğunu doğrulamak işletmenin finansal düzenini sağlamak için önemlidir. 

• Faturanın raporlanması

Yapılan satışlar ve kesilen faturalar üzerinden raporlama yapmak mali durumunuzu analiz etmenize yardımcı olabilir. Çoğu e-Ticaret platformu, satış raporları ve fatura verilerini anlık olarak gösteren araçlar sunar. Bu raporlar sayesinde, işletmenizin mali durumu hakkında net bir görüş elde edebilirsiniz.