EBYS Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS), kurum ve kuruluşlarda belge ve dokümanların dijital ortamda oluşturulması, saklanması, paylaşılması ve yönetilmesini sağlayan yazılım tabanlı bir sistemdir. Kâğıt tabanlı işlemlerin azalmasına, bilgiye hızlı erişime ve süreçlerin daha verimli yönetilmesine olanak tanır. Kurumsal hafıza oluşturma, belge güvenliği, iş akışlarının takibi gibi önemli fonksiyonları sayesinde modern işletmelerin dijital dönüşüm süreçlerinde görev alır. Ayrıca yasal düzenlemelere uyum sağlama ve arşivleme süreçlerini standartlaştırma açısından da yaygın olarak tercih edilir.

EBYS kimler kullanabilir?

EBYS, özellikle belge ve doküman yönetimi ihtiyacı olan her tür kurum ve kuruluş tarafından kullanılabilir. Hem kamu sektöründe hem de özel sektörde, farklı büyüklükteki işletmeler bu sistemi kullanarak iş süreçlerini dijitalleştirebilir ve belgelerin takibini kolaylaştırabilir. Kullanıcılar, yetki seviyelerine göre sisteme erişebilir ve işlem yapabilir. Bu sayede farklı departmanlar ve pozisyonlardaki çalışanlar sistemden faydalanabilir.

EBYS’yi kullanabilecekler:

• Kamu kurumları ve devlet daireleri
• Özel sektör şirketleri
• Eğitim kurumları
• Sağlık kuruluşları
• Hukuk büroları
• Proje yönetim ekipleri
• İnsan kaynakları departmanları
• Finans ve muhasebe birimleri
• Arşiv ve dokümantasyon sorumluları
• Yönetim kadrosu ve üst düzey yöneticiler

EBYS ne işe yarar?

EBYS, belgelerin oluşturulmasından saklanmasına, paylaşımından arşivlenmesine kadar tüm aşamaların kontrol ve takip edilmesini sağlar.

• Belge yönetimini merkezi hale getirir.

Tüm belgeler tek bir dijital platformda toplandığı için farklı departmanlar ve kullanıcılar belgeler üzerinde kolayca işlem yapabilir. Merkezi yönetim, belge kayıplarını ve karışıklıkları önler.

• Belgelerin takip ve erişimini kolaylaştırır.

Kullanıcılar, ihtiyaç duydukları belgelere yetkileri dahilinde hızlıca ulaşabilir. Arama fonksiyonları sayesinde belge bulma süresi önemli ölçüde azalır.

• Onay ve akış süreçlerini otomatikleştirir.

Evrakların onay süreçleri dijital olarak tanımlanabildiği için manuel imza ve teslimat süreçlerine gerek kalmaz. Akış takibi ile hangi aşamada olduğu anlık olarak izlenebilir.

• Güvenli ve yetkilendirilmiş erişim sağlar.

Belgelere erişim, kullanıcı rolleri ve yetkilerine göre sınırlandırılır. Böylece gizlilik gerektiren belgelerin korunması sağlanır.

• Arşivleme ve yedekleme işlemlerini kolaylaştırır.

Dijital arşiv sayesinde fiziksel depolama ihtiyacı azalır, belgeler uzun süre güvenli ve düzenli şekilde saklanabilir. Ayrıca yedekleme sistemleri ile veri kayıplarının önüne geçilir.

• İş süreçlerini hızlandırır ve verimliliği artırır.

Belgelerle ilgili işlemler daha hızlı tamamlandığı için kurumun genel iş akışı daha verimli hale gelir. Zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlanır.

• Uyumluluk ve mevzuat gereksinimlerine destek olur.

Elektronik imza entegrasyonu ve kayıt sistemi ile yasal gerekliliklerin karşılanmasına yardımcı olur. Denetim süreçleri kolaylaşır.

• Çevre dostu ve maliyet tasarruflu bir çözümdür.

Kâğıt kullanımını minimize ederek çevresel sürdürülebilirliğe katkıda bulunur. Baskı, kopyalama ve fiziksel arşivleme maliyetlerini azaltır.

• Entegrasyon ve ölçeklenebilirlik sağlar.

Diğer kurumsal yazılımlar ve sistemlerle entegre çalışabilir. Kurumun büyüklüğüne ve ihtiyaçlarına göre ölçeklenebilir.

EBYS giriş nasıl yapılır?

EBYS’ye giriş işlemi, kurumdan kuruma kullanılan EBYS yazılımının altyapısına ve yapılandırmasına bağlı olarak farklılık gösterse de genel olarak aşağıdaki aşamalardan oluşur:

1. Gerekli bilgilerin hazırlanması

Giriş yapabilmek için öncelikle kurum tarafından sağlanan kullanıcı adı, şifre ve varsa ek doğrulama bilgileri (örneğin, güvenlik tokeni veya mobil doğrulama kodu) hazır olmalıdır. Bu bilgiler, kurumun bilişim birimi tarafından kullanıcıya özel olarak oluşturulur ve iletilir.

2. EBYS web veya uygulama arayüzüne erişim

EBYS, web tabanlı bir platformdur ve kullanıcılar tarayıcı üzerinden sisteme erişir. Kurumun belirlediği EBYS giriş URL’si (web adresi) tarayıcıya yazılır veya kurumun iç ağı üzerinden erişim sağlanır. Bazı durumlarda masaüstü veya mobil uygulama aracılığıyla da giriş yapılabilir.

3. Kullanıcı bilgilerinin girilmesi

Sistem açıldığında kullanıcıdan aşağıdaki bilgiler istenir:

• Kullanıcı adı (ID, e-posta ya da personel numarası)
• Şifre

Bu bilgilerin doğru ve eksiksiz girilmesi önemlidir.

4. Ek güvenlik doğrulamalarının tamamlanması

Birçok EBYS sistemi, güvenliğin artması amacıyla ek doğrulama adımlarına sahiptir. Bunlar:

• İki faktörlü doğrulama (2FA): SMS, e-posta veya mobil uygulama üzerinden gönderilen doğrulama kodu girilir.
• Güvenlik soruları: Önceden belirlenmiş kişisel sorulara cevap verilir.
• Donanım token kullanımı: Fiziksel bir cihaz tarafından üretilen tek kullanımlık şifre girilir.

5. Başarılı giriş sonrası ana sayfa ve panel kullanımı

Giriş işlemi başarılı olduğunda kullanıcı, EBYS’nin ana paneline yönlendirilir. Burada yetkilerine göre aşağıdakileri görüntüleyebilir ve yönetebilir:

• Gelen ve giden belgeler
• Onay bekleyen evraklar
• Dosya arşivleri
• İş akışı süreçleri

OGM EBYS

Orman Genel Müdürlüğü (OGM) EBYS sistemi, orman varlıklarının yönetimi ve korunması kapsamında kurumun belge iş akışlarını dijitalleştiren kapsamlı bir doküman yönetim platformudur. OGM bünyesinde gerçekleştirilen tüm resmi yazışmalar, onay süreçleri, raporlama ve izleme faaliyetleri elektronik ortamda gerçekleştirilebilir.

OGM EBYS ile aşağıdakiler yapılabilir:

• Orman planlama ve denetim süreçlerine ilişkin belgeler hızlı ve güvenli şekilde paylaşılır.
• Evrakların arşivlenmesi, takip edilmesi ve erişimi merkezi olarak kontrol edilir.
• Çalışanlar ve birimler arasındaki iletişim kolaylaşır, süreçlerde hız ve verimlilik artar.
• Kâğıt tüketimi azalır, çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlanır.

Bu sistem, aynı zamanda yasal mevzuata uygunluk ve denetim süreçlerinin yönetilmesi açısından da önemlidir.

EBYS tarım

Tarım sektörü için geliştirilen EBYS uygulamaları, Tarım ve Orman Bakanlığı ve bağlı birimlerde belge akışını modernize ederek tarımsal faaliyetlerin ve destek programlarının daha verimli yürütülmesini sağlar.

Tarım EBYS’nin sunduğu başlıca faydalar şunlardır:

• Çiftçi destek programları için gerekli evrakların elektronik olarak düzenlenip onaylanması
• Tarımsal denetim ve kontrol süreçlerinde kullanılan raporlara ve tutanaklara hızlı erişim
• Tarım ürünlerinin sertifikalandırılması ve izlenebilirlik işlemlerinin dijitalleşmesi
• Tarımsal veri analizlerine kolay erişimle politika geliştirmeye destek verilmesi

Bu sayede tarım sektöründeki paydaşlar arasında koordinasyon güçlenir, bürokratik işlemler hızlanır ve tarımsal üretim daha etkin desteklenir.

EBYS sağlık

Sağlık sektöründe kullanılan EBYS sistemleri; hasta kayıtları, tıbbi raporlar, reçete onayları ve sağlık personeli arasındaki resmi yazışmaların güvenli ve etkin şekilde yönetilmesini sağlar. Hasta gizliliği ve kişisel veri koruma kanunlarına tam uyumlu olarak tasarlanır. Sağlık kurumlarının iş süreçlerinde dijital dönüşümü hızlandırarak operasyonel verimliliği artırır.

Sağlık EBYS sisteminin temel avantajları şunlardır:

• Hasta dosyalarının merkezi ve güvenli dijital ortamda saklanması
• Klinik ve idari evrakların elektronik onay ve imza süreçlerinin yönetimi
• Tıbbi test sonuçlarının, raporların ve reçetelerin ilgili personel ile hızlı paylaşımı
• Personel mesai takibi, izin ve rapor süreçlerinin kolaylaştırılması
• Sağlık tesisleri arasında bilgi akışının hızlandırılması ve koordinasyonun artırılması

EBYS diyanet

Diyanet İşleri Başkanlığı’nın EBYS sistemi, kurumun dini hizmetlere ilişkin evrak ve yazışmalarını dijital ortamda yönetmesini sağlayan kapsamlı bir platformdur. Hutbe metinleri, vaaz dosyaları, eğitim materyalleri, kurs kayıtları ve personel yazışmaları elektronik ortamda düzenlenebilir ve arşivlenebilir.

Diyanet EBYS’nin sunduğu faydalardan bazıları:

• Dini faaliyetlerin planlanması ve dokümantasyonunun merkezi olarak yürütülmesi
• Kurum içi yazışma ve onay süreçlerinin hızlandırılması ve kayıt altına alınması
• Personel, müftülükler ve camiler arasındaki bilgi paylaşımının dijitalleştirilmesi
• Evrakların elektronik imza ile onaylanması ve yasal uygunluk sağlanması
• Kurumun arşiv ve belge yönetiminde kolaylık ve şeffaflık

Bu sistem, Diyanet’in hizmet kalitesini artırırken modern kamu yönetimi standartlarına uyum sağlanmasına katkıda bulunur.