Envanter defteri nedir? İşleyişi ve önemi

“Envanter defteri nedir?” sorusu, bir işletmenin sahip olduğu mal ve hizmetler bütününü kaydettiği belge şeklinde yanıtlanabilir. Envanter defterleri sayesinde işletmelerin faaliyetlerinin izlenmesi, mali durumunun kolayca kontrol edilebilmesi sağlanabilir. Bu sayede işletmenin ihtiyaç duyduğu düzenleme ve takipler kolaylıkla gerçekleştirilebilir. Envanter defteri tanımı, bir ticari işletmenin açılış tarihinde ve açılıştan sonraki her hesap döneminin sonunda borçlar ve alacaklar, taşınmazlar gibi varlıkların sıralı ve numaralı olarak kaydedildiği defter olarak da açıklanabilir. 

Envanter defteri tutulurken nelere dikkat edilir?

“Envanter defteri ne demek?” sorusundan sonra envanter defterinin nasıl tutulacağı ve nelere dikkat edilmesi gerekliliği gibi sorular işletmelerin zihnini meşgul edebilir. Envanter defteri tutumunda göz önünde bulundurulması ve dikkat edilmesi gereken noktalar şu şekilde belirlenebilir:

• Envanter defterinin dili Türkçe olmalı ve Türk Lirası birim olarak yazılmalı.
• Kayıtların eksiksiz bir şekilde düzenli olarak yapılması gerekir.

• Envanter defteri numaralandırma

düzenine dikkat edilmeli.
• Satır atlamadan ve kayıtlar arasında boşluk olmadan kayıt tutulmalı.
• Ciltli defterlerden sayfa kopartılmamalı.
• Kayıtların üzeri çizilerek değişiklik yapılmamalı.
• Defterlerin kullanımına başlamadan önce açılış onayı gerçekleşmeli.
• Yeterli yaprak sayının olmaması durumuyla karşılaşınca bir sonraki hesap döneminin ilk ayında onaylatma yaparak kullanıma devam edilebilir.

Envanter defteri nasıl tutulur?

Envanter defteri örnek arayanlar envanter defterinin nasıl tutulduğunu merak edebilir. Envanter defterinde öncelikle envanter kategorileri belirlenmelidir. Örnek olarak bir perakende işletmesi kategorileri aksesuar, giyim gibi bölümlerle belirtebilir. Envanterlerin başlangıç değerlerinin belirlenmesi yapılacak sonraki işlem olabilir. İşletme kurulduğu zaman envanterlerin başlangıç değerinin belirlenmesiyle sahip olunan mal ve hizmetlerin değerleri belirlenebilir. Her envanter kaleminin ayrı şekilde kaydedilmesi sayesinde envanterin ismi, miktarı, toplam değeri gibi bilgilerin takibi daha kolay olabilir. Yapılan değişikliklerin envanter defterine kaydedilmesi de önemli bir yere sahip olur. Bu işlemler alım-satım dönemlerinde gerçekleştirilebilir. 

Envanterlerin sayımlarının belirli aralıklarla yapılması gerekir. Envanterlerin güncel durumları bu sayede korunabilir. Envanter değeri güncellemesi de sayımların sonuna göre gerçekleştirilebilir. Sayım sonrasında envanterde eksik ya da hasar görülebilir. Eksiklik ya da hasar durumlarının kaydedilmesi ve gerekli düzenlemelerin de gerçekleştirilmesi gerekir. Envanter değerlerinin yıl sonunda gözden geçirilmesi ve gerekli düzenlemelerinin tamamlanması yerinde olur.

Envanter defteri tutmak işletmelere hangi faydaları sağlar?

Envanter defterinin tutulması, bir firma ve işletmenin finansal durumunun takibinin yapılması ve yönetim kolaylığı oluşturulmasına yardımcı olur. İşletme sahibi kişiler, envanter defteri tutarak işletmelerinin stok miktarını ve değerinin takibini kolaylıkla sağlayabilir. Envanter defteri sayesinde işletmenin finansal durumunun takibi kolaylıkla gerçekleştirilebilir. İşletmenin finansal yönünün takibi bu işlem sayesinde kontrol edilebilir. Envanter defterinin düzgün bir şekilde tutulması vergi beyannameleri konusunda da işletme sahiplerine birçok kolaylık sağlar. Vergi beyannameleri için önemli bir kaynak olabilir. Vergi beyannamelerinin doldurulması bu sayede kolayca yapılabilir. Envanter defterleri işletme planlamasının kolaylaştırılmasını da sağlar. İşletme stratejileri envanter durumlarına göre kontrol edilip gerçekleştirilebilir ve bu sayede işletmenin büyümesine katkı sağlanabilir. Envanter defterleri sayesinde işletmenin finansal raporlarının hazırlanması sağlanır. Envanter defterinin verilerinin kullanılabilmesi sayesinde finansal raporlar daha kolay hazırlanır.

Envanter defteri hataları nasıl düzeltilir?

Envanter defterinde hata yapılması işletmenin mali durumunun yanlış gösterilmesine ve buna bağlı olarak da finansal problemlerin yaşanmasına neden olabilir. Hataların düzeltilebilmesi için şu adımlar takip edilebilir:

• İşletme sahipleri envanter defteri içinde yer alan katalı kayıtları belirleme açısından envanter kontrolünü gerçekleştirmeli. Hatalı kaydın nedeninin belirlenmesi sonrasında gereken düzenlemelerin yapılması daha kolay olabilir.
• Hatalı kaydın düzeltilmesi için düzeltme kaydının hazırlanması gerekir. Hatalı kaydın iptali ve değişimi için bu kayıt kullanılır.
• Düzeltme kaydı, envanter defteri içindeki hatalı kaydın yanına eklenmeli. Hatanın görünmeyecek şekilde silinmemesi gerekir, düzeltmenin eklenmesi bu açıdan önemli olur.
• Düzeltme kaydının yapılmasından sonra envanter defterinin güncellemesi yapılmalı ve kayıtların düzeltildiğinden emin olunmalıdır.

Envanter defteri ile ilgili merak edilen sorular

Envanter defterlerine dair birçok soru işletme sahipleri tarafından merak edilebilir. En çok merak edilen bazı sorular yazının devamında bulunabilir.

Envanter defteri kaç sayfa olmalı?

İşletmeler tarafından merak edilen sorular içinde kendine yer bulur. Envanter defterleri yıllık olarak tutulan defterlerdir. Bu yüzden kaydı yapılacak envanter çeşitleri oranına göre kalınlıkta bir defter belirlenebilir.

Envanter defteri e-Defter olur mu?

Evet, olabilir. Elektronik ortamların gelişmesiyle birlikte kayıt tutma işlemlerinin de elektronik ortamda yapılması mümkün olabilir. Envanter defterlerinin elektronik ortamda dosyalama şeklinde yapılması da mümkün olur. “Envanter defteri e-Defter kapsamında mı?” sorusu da bu şekilde cevap bulmuş olur.

Envanter defteri nasıl tasdik ettirilir?

Noter ve ticaret sicil müdürlüklerinde tasdik ettirilebilir. Bu merciler her hesap döneminde tasdik işlemlerini gerçekleştirebilirler.

Envanter defteri zorunlu mu?

Evet, zorunludur. Yevmiye defterleri, envanter defterleri ve defteri kebir ticaretle uğraşanlar tarafından tutulmak zorundadır.

Envanter defteri neler yazılır?

Bu defter; envanterlerin sayısı, boyutu, türü, giriş ve çıkış tarihleri gibi oldukça çeşitli bilgileri içerir. Açılış-kapanış mizanları, gelir gider tabloları, stok envanter listeleri, teminat ve depozito, demirbaş listeleri ve amortismanlar, kredi ödeme ve planları gibi bilgiler envanter listelerine kaydedilir.