Kağıt fatura limiti nedir?

Kâğıt fatura limiti, bir işletmenin müşterisine verdiği kâğıt fatura miktarını ifade eder. Söz konusu limit, faturayı düzenleyen işletmenin müşterisine ne kadar kredi sağlayabileceğini belirler. Ancak bazı faktörlere dikkat edilmediği takdirde kâğıt fatura limitini aşan durumlar ortaya çıkabilir.

Kâğıt fatura kullanımı ve sınırlamaları

Birçok sektörde dijitalleşmenin önem kazanması ile birlikte ülkemizde faaliyet gösteren işletmelerin önemli kısmı, dijital fatura sistemlerine geçiş yapmış durumdadır. Buna karşılık kâğıt fatura kullanımına devam edenlere de rastlamak mümkündür. Kâğıt fatura kullanmaya devam eden işletmeler için bazı avantajlardan ve dezavantajlardan söz edilebilir.

Kâğıt fatura kullanmanın avantajları

• Bazı müşteriler, geleneksel yöntemlere bağlı kalarak kâğıt fatura talebinde bulunabilir. Bu talebe uygun olarak gerekli hizmeti sunmak, müşteri memnuniyetinin sağlanmasını kolaylaştırabilir.
• Dijital sistemler, bilgi güvenli açısından kusursuz çözümlerdir. Ancak kent merkezlerinden uzaklaşıldıkça internet bağlantısı ve sistem arızası gibi teknik sorunlara anında çözüm bulmak güçleşebilir. Bu nedenle bazı işletmeler, kâğıt faturaları yedek olarak kullanmayı tercih eder. Böylece tahsilat süreçlerinde kesinti yaşanması ihtimali ortadan kalkar.
• Bazı sektörler için mevzuat gereği müşterilere fiziksel belge sunmak ve arşivlemek yasal zorunluluktur. Kâğıt fatura kullanımı sayesinde tüm bu gereksinimler kolayca karşılanabilir.

Kâğıt fatura kullanmanın dezavantajları

• Kâğıt fatura kullanımının işletmelere açısından en önemli dezavantajı maliyettir. Geleneksel faturalandırma yöntemi, gönderim işleminin posta ile yapılmasını zorunlu kılar. Yasalar gereği kâğıt faturanın ayrıca belirli süre saklanması gerekir. Bunun için de arşiv oluşturma ve depolama maliyetleri söz konusu hale gelir.
• Kâğıt faturaların elle hazırlanması ve postalanması vakit alan bir süreçtir. İş gücünün bir kısmının düzenli olarak bu işlemlere aktarılması gerekir. Bu durum, özellikle büyük hacimli fatura gönderimlerinde işletmeler için engel oluşturabilir.
• Kâğıt faturaların üretimi, baskısı ve postalanması çevreye yönelik bazı olumsuz etkilere de yol açar. Fatura hazırlanırken yapılan hatalar, normalden daha fazla nüshanın harcanmasına neden olabilir. Faturanın basımı için yapılan elektrik sarfiyatı da bu durma eklenince işletme bazında karbon ayak izi değerleri normalden yüksek seviyelere ulaşabilir.

Kâğıt fatura limiti nasıl belirlenir?

İşletmeler, kâğıt fatura kesme limiti belirlerken genelde şu faktörlere odaklanır:

Müşterinin finansal durumu ve kredi geçmişi

İşletme, limit belirlerken öncelikli olarak müşterisinin finansal durumunu ve kredi geçmişini değerlendirir. Daha sağlam finansal duruma sahip müşterilere, daha yüksek limitler verilebilir.

Müşterinin ödeme geçmişi

Kâğıt fatura kesme limiti belirlenirken müşterinin daha önceki işlemlerde ne kadar düzenli ödeme yaptığı da göz önünde bulundurulur. Düzenli ödeme yapan müşterilere, genellikle yüksek limitler verilir. Buna karşılık ödeme sorunları yaşayan müşterilere, düşük limitler uygulanabilir.

İşletmenin risk toleransı

İşletmelerin kâğıt fatura limiti belirleme aşamasında dikkate aldıkları bir diğer faktör ise risk toleransıdır. Bazı işletmeler, daha az risk almaya yönelik politika izleyerek limitleri düşük tutabilir. Bunun tam tersi durum da söz konusu olabilir. Yani daha yüksek riskler göze alınarak yüksek seviyelerde limitler belirlenebilir.

Nakit akışı ve finansal durum

İşletmenin mevcut nakit akışı ve finansal durumu, kâğıt fatura limitinin belirlenmesinde dikkate alınan faktörler arasındadır. İşletme, müşterilerine kâğıt fatura aracılığıyla sağlayabileceği maksimum tutarı belirlerken kendi finansal durumunu göz önünde bulundurur.

İşletme politikaları ve uygulamaları

İşletme, belirlediği kurallar ve prosedürler doğrultusunda müşterilerine kâğıt fatura limiti belirleme yöntemini de benimseyebilir.

Yasal mevzuat

İşletmeler, kâğıt fatura limiti belirlerken yalnızca kendi iç dinamiklerine veya müşterinin finansal geçmişine odaklanmaz. Aynı zamanda güncel yasal mevzuata göre hareket edilmesi de zorunludur. Örneğin, Vergi Usul Kanunu kapsamında yayımlanan tebliğe göre kâğıt fatura kesme limiti 2023 yılında 4.400 TL’dir. Bu tutar, 2024 yılı içinse 6.900 TL olarak belirlenmiştir.

Kâğıt fatura limitini aşan durumlar nelerdir?

Yapılan işlemler sonucunda anormalden daha fazla kâğıt fatura gönderimi de söz konusu olabilir. Bu tür durumların ortaya çıkmasına sebep olan nedenler şu şekilde sıralanabilir:

• Limit aşımına sebep olan durumlar arasında işletme personelinin yaptığı fatura düzenleme hataları da bulunur. Personel, dikkatsizlik sonucu yanlış hesaplama yapabilir ve müşteriye fazla miktarda fatura gönderebilir.
• Bazen müşteri ile işletme arasındaki iş hacmi normal düzeyin üzerine çıkabilir. Dolayısıyla işletme, müşterinin artan talebini karşılamak için kâğıt fatura limitini aşmak durumunda kalabilir.
• İşletmenin yetersiz kontrol ve izleme sistemlerine sahip olması, kâğıt fatura limitinin aşılmasına neden olan durumlardan bir diğeridir. Limit aşıldığında devreye giren bir uyarı mekanizması yoksa personelin durumu anlaması uzun zaman alabilir.
• Kötü niyetli kişilerin gerçekleştirecekleri sahtekarlık ve dolandırıcılık faaliyetleri, kâğıt fatura limitinin aşılmasına sebep olabilir. Böyle bir durumda işletmeye yönelik cezai yaptırım uygulanması olasılığı da devreye girebilir.

Kâğıt fatura limitini aşan durumlar, işletmelerin mali açıdan zor durumda kalmalarına sebep olabilir. Bu nedenle belirlenen limitlerin uygulanması esnasında çeşitli kontrol mekanizmalarının devreye alınması zorunludur. Manuel kontrolü kimi zaman güçleşebilen bu tür durumlardan uzak kalmak için e-fatura sistemine geçiş yapılması düşünülebilir.