Personel işe giriş işlemleri

İşletmeler, çalışanlarının sosyal güvencelerini sağlamakla yükümlü olur. Çalışanın işe başlarken düzenlenmesi zorunlu olan belgelerden biri de personel işe giriş bildirgesi olur. İşverenlerin bu belgeyi düzenlememesi durumunda idari para cezaları ile karşılaşır.

SGK personel işe giriş formu sigortalı olarak çalışmaya başlayacak olan çalışanın yasal işlemlerinin gerçekleştirilmesi esnasında doldurulması gereken belgeler içinde bulunur. İşverenler, çalışmaya yeni başlayan personellerinin haklarının korunabilmesi için Sosyal Güvenlik Kurumu’na başvurur. Personel işe giriş evrakları ve bildirgeye dair esaslar, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nda belirlenmiş durumdadır. İşverenler, bahsi geçen kanunun dördüncü maddesinin birinci fıkrasının a bendine atıfla sigortalı olma durumunu başlangıç tarihinden en az 1 gün öncesinde kuruma bildirme yükümlülüğü taşır.

Personel işe giriş işlemlerinin başlangıçtan sonuca kadar eksiksiz bir şekilde gerçekleştirilmesi ve belgelerin doğru bilgilerle doldurulması çalışanların hak kaybı yaşamasının engellenmesine yardımcı olurken işverenin karşılaşacağı idari cezaların önlenmesini de sağlar. Sürecin eksiksizliği hem işçinin hem işverenin haklarının korunabilmesi açısından önem taşır.

 İşe giriş bildirgesi nasıl doldurulur ve düzenlenir?

“Personel girişi nasıl yapılır?” sorusuna çeşitli adımlarla yanıt verilebilir. Sosyal Güvenlik Sistemi’nin önemli parçalarından biri olan işe giriş bildirgesinin işveren tarafından zamanında alınıp oluşturulması ve gerekli yerlere ulaştırılması gerekir. Bu işlemi yapmayan işverenler çeşitli maddi cezalarla karşı karşıya kalır. Aynı zamanda işçinin hak kaybı yaşamasına yol açılmış olur. Bu nedenle bu işlemin hem işveren hem de çalışan tarafından takip edilmesi yerinde olur. İşe giriş belgesi e-Devlet üzerinden ya da SGK’nın web sitesi üzerinden gerçekleştirilebilir.

İşe giriş bildirgesi gelişen teknoloji sayesinde internet üzerinden kolaylıkla doldurulabilir. e-SGK sistemi sayesinde Sosyal Güvenli Kurumu’nda gerçekleştirilmesi gereken işlemler online yöntemlerle tamamlanabilir. İşverenler e-SGK sistemi üzerinden bildirgeyi düzenleyebilir ve gönderimini gerçekleştirebilir. Bildirgenin online sistem üzerinden düzenlenmesi için şu adımlar izlenebilir:

• Öncelikle e-SGK sistemine giriş gerçekleştirilir.
• Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi kısmına giriş yapılır.
• Ekranda gelen boşluklara gerekli çalışan bilgileri girilir. T. C. Kimlik numarası bu aşamada ekrana girilir. Kimlik numarası Sosyal Güvenlik Numarası kısmına yazılır. Çalışanın kimlik bilgilerine dair kısımlar eksiksiz bir şekilde tamamlandıktan sonra işle ilgili bilgilerin girileceği kısma geçilir.
• Çalışanın çalışacağı şirket seçilir. Çalışanın işbaşı yapacağı tarih ve sigorta kolu seçimi yapılır. Sigorta kolunun doğru bir şekilde seçilmesi çalışanların ödemelerini doğru bir şekilde alınması açısından önemli olur. 
• Çalışanın hangi düzende çalışacağı belirtilir. Part time çalışanlar için ‘Kısmi Zamanlı Çalışan’ tüm zamanlı çalışanlara ise ‘Tam Zamanlı Çalışan’ seçenekleri eklenir.
• İşyerinin dahil olduğu iş kolu seçimi gerçekleştirilir. Bu adımda işçinin meslek kodu ve görev kodu da dahil edilir.
• Çalışanın adres ve iletişim bilgilerinin de girilmesi ile işe giriş bildirgesinin personel işe giriş belgesi doldurulma işlemi tamamlanır.

İşe giriş bildirgesi nasıl alınır?

Personel işe giriş onay formu daha sonra da alımı gerçekleştirilebilen bir belge olur. Daha önceden düzenlenmiş olan işe giriş bildirgesinin alınması için çalışanların e-Devlet sistemini kullanmaları yeterli olur. e-Devlet sistemine T. C. kimlik numarası ile giriş yapıldıktan sonra e-Hizmetler bölümüne geçilir. Bu bölümden, 4A İşe Giriş ve Çıkış Bildirgesi seçilir. Bu kısımdan barkodlu işe giriş belgesi görüntülenebilir ve yazdırılabilir.

İşe giriş bildirgesinin geç yapılması durumunda hangi durumlarla karşılaşılabilir?

“Personel sigorta girişi nasıl yapılır?” sorusuyla birlikte “İşe giriş bildirgesinin geç yapılması durumunda neler olur?” sorusu da işveren ve çalışanların cevabını merak ettiği sorular içinde kendine yer bulur. 5510 sayılı kanunda yer alan SGK işe girişe dair belgenin verilme süresine uymayan işverenler açısından çeşitli yaptırımlar bulunur. Yaptırımların nedeni çalışanların haklarının korunmasının amaçlanmasıdır. Bu bildirge sayesinde kayıt dışı işçi çalıştırma gibi durumların önüne geçilmesi hedeflenir. Sözleşmeli personel işe giriş bildirgesinin geç verilmesi halinde şu cezalar uygulanabilir:

• Zamanında yapılmamış olan bildirim için 1 aylık asgari ücret tutarına sahip idari para cezası verilir.
• Bildirimin yapılmadığının tespiti işveren tarafından bildirilmeden SGK tarafından tespit edilirse 2 aylık asgari ücret tutarında idari para cezası işverene uygulanır.
• İşe giriş bildiriminin yapılmaması durumu SGK tarafından aynı yıl içinde iki kez tespit edilmişse birinci ihmal için 2 aylık tutarında asgari ücret, ikinci ihmal için 5 aylık tutarda asgari ücret tutarındaki para cezası işverene uygulanır.

“Personel işe giriş işlemleri nasıl yapılır?” sorusu, yukarıdaki adımlarla cevaplandırılabilir. Personel işe giriş işlemlerinin eksiksiz ve zamanında yapılması hem çalışanların hak kaybı yaşamasının önlenmesinde hem de işverenlerin idari para cezası almaması konusunda oldukça önemli bir yere sahip olur. Personel işe giriş tarihi, personelin kimlik bilgileri ve çalışılan iş kolu gibi önemli bilgilerin doğru girilmesi çalışanların haklarını eksiksiz şekilde alabilmelerine ve hak kaybı yaşamamalarına yardımcı olur. İşveren ve çalışan arasındaki anlaşmazlıkların çıkması bu yöntemle engellenebilir. İzin alan personellerin işverenler tarafından çalıştırılmasını engellemek için ise raporlu personel işe giriş belgesi oluşturulabilir. Bu belge sayesinde çalışanın izin süreleri ayarlanabilir ve çalışan izin zamanlarında çalışmaz. Bu belge de personel işe giriş bildirgesi belgesi gibi e-Devlet ve SGK internet sitesi üzerinden oluşturulabilir.